Een boekingssysteem integreren

Dit artikel legt uit hoe u boekingssystemen integreert met BriqSafe door bezoeken en activiteiten te plannen en beheren via de ingebouwde planningsfuncties. Het is bedoeld voor managers die verantwoordelijk zijn voor de planning en coördinatie van werkzaamheden binnen BriqSafe.

Opmerking

Vereist rol: Manager

Bezoeken plannen met sjablonen

Gebruik sjablonen om een groep activiteiten te plannen die eenzelfde ritme delen en samen worden uitgevoerd, waardoor één bezoek ontstaat.

1. Open Planner en klik op Bezoek plannen.
2. Sleep in de zijbalk Planning een bezoek-sjabloon naar de gewenste dag.
3. Stel in het paneel Nieuw bezoek de Locatie, Datum, en de Start- en Eindtijden in.
4. Kies de Uitvoerders voor het bezoek.
5. PAS het aantal taken per activiteit aan onder Taken per activiteit. Let op: de activiteitenlijst staat vast voor dit bezoek; u kunt een activiteit niet verwijderen, maar het aantal taken kan naar nul worden teruggebracht, tenzij beperkt door een bemonsteringsrotatie.
6. Voeg taken die buiten de afspraak vallen toe door vóór het plannen op Taak toevoegen te klikken.
7. Klik op Plan om het bezoek aan te maken.

Belangrijk: De activiteitenlijst van een sjabloon is vast voor elk gepland bezoek en kan niet permanent worden aangepast door het aantal taken te wijzigen tijdens het plannen. Alleen uitvoerders met toegang tot de locatie worden weergegeven; vooraf ingevulde uitvoerders zonder toegang worden verwijderd en moeten handmatig worden ingesteld om door te kunnen gaan met plannen.

Individuele activiteiten plannen als zelfstandige bezoeken

Plan losse activiteiten buiten sjablonen wanneer individuele planning nodig is.

1. Open Planner en klik op Bezoek plannen om de zijbalk Planning te openen.
2. Sleep een activiteit uit het gedeelte Vrije activiteiten naar de gewenste dag, of klik op een kaart Te plannen om het vooraf ingevulde paneel Nieuw bezoek te openen.
3. Vul de Locatie, Datum, en de Start- en Eindtijden in.
4. Schakel optioneel Moet worden gecontroleerd in als het bezoek na afronding gecontroleerd moet worden.
5. Kies één of meer geschikte Uitvoerders.
6. Klik op Plan om het bezoek aan te maken.

Let op: Start- en eindtijden moeten op dezelfde datum vallen, waarbij de eindtijd na de start is en niet later dan 23:59. Als de werkzaamheden over middernacht doorlopen, plan dan een tweede bezoek op de volgende dag. Bij een te late starttijd wordt het formulier gereset naar een optie voor een hele dag bezoek, zodat plannen mogelijk blijft.

Terugkerende bezoeken in bulk aanmaken

Plan herhaalde bezoeken voor een periode door terugkeer in te schakelen bij een bezoek dat op een sjabloon is gebaseerd.

1. Schakel in het paneel Nieuw bezoek, bij het maken van een bezoek vanuit een sjabloon, Terugkerende bezoeken aanmaken in.
2. Stel de Frequentie in op Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Jaarlijks.
3. Vul Herhaal elke in (tussen 1 en 12) en het Aantal herhalingen (tussen 2 en 100).
4. Bekijk de verwachte bezoekdata en het totaal aantal gegenereerde taken.
5. Klik op Plan om de reeks aan te maken.

Belangrijk: Terugkerende bezoeken schakelen aanpassingen per activiteit en het toevoegen van taken uit, omdat alle bezoeken de originele taak aantallen van het sjabloon overnemen. Verleden data worden overgeslagen bij het aanmaken van de reeks.

Bezoeken plannen via planner-aanbevelingen

Plan snel werk dat BriqSafe voorstelt op basis van openstaande taken.

1. Schakel in Planner de knop Te plannen in om aanbevelingskaarten op voorgestelde data te tonen.
2. Klik op een aanbevelingskaart om het vooraf ingevulde paneel Nieuw bezoek te openen met datum, locatie, activiteiten, tijden en uitvoerders.
3. Pas indien nodig aan en klik op Plan.

Let op: Aanbevelingen verschijnen alleen als de frequentietermijn van de activiteit geen gepland bezoek bevat. Na plannen verdwijnt de kaart en meerdere identieke aanbevelingen worden samengevoegd tot één kaart.

Sensorplaatsingstaken plannen

Plan bezoeken voor het installeren van bewakingssensoren.

1. Open Planner en klik op Bezoek plannen om het paneel Planning te openen.
2. Vouw Vrije activiteiten uit (standaard ingeklapt) en sleep de sensorplaatsingsactiviteit naar de gewenste dag.
3. Controleer de Locatie, Datum en tijden.
4. Kies ten minste één Uitvoerder.
5. U kunt de plaatsingstaak aan een specifieke Constructie, Gebied, Systeem of Inventaris koppelen via Taak toevoegen vóór het plannen.
6. Klik op Plan.

Belangrijk: De naam van de sensorplaatsingsactiviteit kan per organisatie verschillen. Vrije activiteiten bevatten geen vooraf ingevulde uitvoerders, tenzij een locatie-default of sjabloon dit instelt. Plannen mislukt als in het controleplan van de locatie geen ingeschakelde activiteit van dit type aanwezig is; het bezoek wordt geannuleerd voordat taken worden toegevoegd. Sensorplaatsing plannen is een afzonderlijk proces van het beheren van IoT-apparaten, dat pas beschikbaar is na het inschakelen van de betreffende functie.

Beheertips voor geplande bezoeken

Bezoeken bewerken vanuit het plannerbord

Verplaats of herwijs bezoeken direct in de kalender.

1. Open in Planner de kaart van het bezoek om het detailpaneel te openen.
2. Wijzig de Datum, Start- en Eindtijden, Uitvoerders of de optie Moet na afronding worden gecontroleerd.
3. Klik op Opslaan om wijzigingen door te voeren.
4. Verplaatst de nieuwe datum het bezoek naar een andere weekblok, bevestig dan het dialoogvenster Deze verplaatsing verschuift de planning door op Planning verschuiven te klikken.
5. Verwijder een bezoek door op Verwijderen te klikken. Dit annuleert geplande bezoeken of verwijdert concepten.

Let op: Bij verwijderen van een gepland bezoek wordt een vaste annuleringsreden geregistreerd; gebruik de pagina Bezoeken voor een eigen reden.

Bezoeken herverdelen naar andere medewerkers

Pas de ingestelde uitvoerders aan bij beschikbaarheid of werkdrukveranderingen.

1. Open op het web de pagina Bezoeken en selecteer het bezoek.
2. Kies onderaan de zijbalk voor Hertoewijzen.
3. Verwijder en voeg uitvoerders toe in het dialoogvenster Bezoek hertoewijzen.
4. Klik op Hertoewijzen om te bevestigen.

Belangrijk: Ten minste één uitvoerder moet geselecteerd blijven. Uitvoerders moeten toegang hebben tot de locatie van het bezoek. Alleen geplande of lopende bezoeken komen in aanmerking voor hertoewijzing en alleen openstaande taken worden overgezet.

Bezoeken markeren voor controle

Markeer bezoeken die na afronding gecontroleerd moeten worden voordat ze gesloten worden.

1. Schakel in het paneel Nieuw bezoek de optie Moet worden gecontroleerd in bij het plannen.
2. Na plannen blijft deze vlag bewerkbaar tot het bezoek is afgerond.
3. Uitschakelen van deze vlag vóór afronding geeft overdrempelwaarden vrij en genereert gerelateerde meldingen.

Let op: Na afronding kan de vlag niet meer worden gewijzigd of opnieuw ingeschakeld. Als een sjabloon de vlag toewijst, overschrijft deze handmatige instellingen tijdens het plannen, tenzij de gebruiker dit aanpast.

Overzicht en synchronisatie van de agenda

Geplande bezoeken bekijken in de planner

Houd bezoeken en toewijzingen van locaties of medewerkers in de gaten.

1. Open Planner. Deze opent in de laatst gebruikte weergave: Week (standaard), Maand, Dag of Agenda.
2. Gebruik de weekweergave om rijen te groeperen op Locatie of Medewerker en zo achterstallige of niet toegewezen bezoeken te herkennen.

Let op: Rode markeringen en grouping-knoppen zijn niet in alle weergaven beschikbaar. De planner is alleen toegankelijk voor gebruikers met de rol Manager of hoger.

Bezoeken synchroniseren met externe agenda’s

Houd uw geplande bezoeken zichtbaar en actueel in Google Agenda, Outlook, Apple Agenda of andere agenda-apps.

1. Open in de zijbalk Accountinstellingen en ga naar het tabblad Account.
2. Klik in het paneel Agendasynchronisatie op Synchroniseren met uw agenda.
3. Kies uw agenda-app uit de lijst of klik op Koppeling kopiëren om een abonnement handmatig toe te voegen.
4. Voltooi de koppeling in uw agenda-app.

Belangrijk: De agenda-app werkt de feed bij op basis van haar eigen instellingen. De feed omvat alleen bezoeken van maximaal 30 dagen terug en 90 dagen vooruit. Wijzigingen in rollen binnen BriqSafe vereisen het opnieuw genereren van de agendakoppeling om rechten te actualiseren.

Samenvatting

Het integreren van boekingssystemen met BriqSafe berust op de interne planningshulpmiddelen om bezoeken en activiteiten efficiënt te creëren, wijzigen en beheren. Gebruik sjablonen voor gegroepeerde activiteiten, plan individuele activiteiten voor specifieke taken en maak terugkerende bezoeken aan voor herhalende werkzaamheden. De planner en externe agendasynchronisatie bieden overzicht en transparantie. Functies voor controlemarkeringen en hertoewijzingen ondersteunen kwaliteitsbewaking en personeelsinzet.