Dit artikel legt uit hoe u een vervangende medewerker kunt toewijzen wanneer u tijdelijk niet beschikbaar bent om een geplande afspraak uit te voeren. Het is bedoeld voor leidinggevenden die afspraken moeten herverdelen naar andere medewerkers bij afwezigheid of planningsconflicten.
OpmerkingVereiste rol: Leidinggevende
Een afspraak opnieuw toewijzen aan een vervanger
Volg deze stappen om een geplande afspraak en de nog uit te voeren taken toe te wijzen aan andere medewerkers als de oorspronkelijke medewerker de werkzaamheden niet kan uitvoeren.
- Open de pagina Afspraakbeheer in de webapplicatie.
- Selecteer de afspraak die u wilt herverdelen om de detailzijbalk te openen.
- Klik onderin de zijbalk op Opnieuw toewijzen om het dialoogvenster Afspraak opnieuw toewijzen te openen.
- Verwijder bij Medewerkers de medewerkers die vervangen worden.
- Voeg de vervangende medewerkers toe aan de lijst met toegewezen medewerkers.
- Zorg dat er minstens één medewerker is toegewezen en dat alle geselecteerde medewerkers toegang hebben tot de locatie van de afspraak – medewerkers zonder toegang worden geweigerd.
- Wanneer de selectie anders is dan de oorspronkelijke toewijzing en aan de voorwaarden is voldaan, bevestig dan met Opnieuw toewijzen.
De afspraak en alle nog uit te voeren taken worden toegewezen aan de nieuw geselecteerde medewerkers. Taken die al zijn afgerond of in uitvoering zijn blijven bij de oorspronkelijke medewerkers.
Belangrijke aandachtspunten bij het opnieuw toewijzen
- Alleen afspraken met de status Gepland of In uitvoering kunnen opnieuw worden toegewezen.
- De knop Bevestigen is uitgeschakeld totdat u de medewerkerslijst wijzigt en minstens één medewerker selecteert.
- Medewerkers moeten toegang hebben tot de locatie om aan de afspraak toegewezen te kunnen worden; anders worden ze geweigerd.
- Technici kunnen afspraken niet zelf herverdelen; hiervoor is een rol als leidinggevende of hoger vereist.
- Opnieuw toewijzen verplaatst enkel nog uit te voeren taken, geen voltooide of lopende werkzaamheden.