Een bezoek afronden met handtekening van de monteur

Dit artikel legt uit hoe monteurs een bezoek afronden en ondertekenen om alle werkgegevens definitief te maken en ter controle aan de administratie aan te leveren. Het behandelt het ondertekenen van bezoeken zowel op mobiele apparaten als in de webapp, inclusief het vastleggen van handtekeningen, omgaan met onafgemaakte werkzaamheden en het toevoegen van optionele opmerkingen.

Opmerking

Vereist gebruikersrol: Monteur

Bezoek afronden op mobiele apparaten

Rond het bezoek af en lever alle werkgegevens in via de mobiele app voordat u de locatie verlaat.

1. Doorloop de werkopdrachten op de locatie en rond deze af of sla ze over waar nodig.
2. Tik op Bezoek afsluiten op het scherm met de lijst van werkopdrachten.
3. Controleer op het tabblad Afmelden de tellingen in OVERZICHT WERKZAAMHEDEN van afgeronde, niet-af te ronden en niet uitgevoerde werkzaamheden.
4. Teken uw handtekening in het vak Hier tekenen of vink het bevestigingsvakje aan; beide handelingen wissen de andere.
5. Indien uw organisatie een tegenhandtekening van een gebouwbeheerder vereist en dit is ingesteld, ga dan naar het tabblad Beheerder om naam, functie en handtekening vast te leggen.
6. Ga terug naar het tabblad Afmelden en tik op Bezoek afsluiten.
7. Als er nog openstaande opdrachten zijn of een verplichte tegenhandtekening ontbreekt, bevestig dan door op Afmelden te tikken in de waarschuwing.

Belangrijke opmerkingen:

• Afmelden is niet mogelijk zonder handtekening of zonder het bevestigingsvakje aan te vinken.
• Werkopdrachten die openstaan bij het afmelden worden automatisch als overgeslagen gemarkeerd met een standaardreden.
• Na afmelden is het bezoek op het apparaat vergrendeld en kan niet meer worden aangepast.
• Als er tijdens het bezoek geen opdrachten zijn afgerond, wordt het bezoek geregistreerd als Overgeslagen en niet als Afgerond.
• Als u een bezoek opent op een locatie met meerdere actieve bezoeken zonder er een expliciet te kiezen, kan per ongeluk het eerste actieve bezoek worden afgesloten.

Tegenhandtekening van een gebouwbeheerder vastleggen

Voeg tijdens het afmelden de handtekening van de aanwezige gebouwbeheerder toe als dat door uw organisatie wordt vereist.

1. Op het scherm Bezoek afsluiten verschijnt, bij ingeschakelde tegenhandtekeningen, een tabblad Beheerder naast Afmelden.
2. Open het tabblad Beheerder.
3. Voer de Naam en Functie van de beheerder in.
4. Laat de beheerder zijn of haar handtekening zetten op het handtekeningveld.
5. Keer terug naar het tabblad Afmelden en rond het afmelden af zoals gebruikelijk.

Belangrijke opmerkingen:

• Als Naam of Functie leeg blijft, wordt de geplaatste handtekening verwijderd.
• Bij verplichte tegenhandtekening zonder vastgelegde handtekening wordt het bezoek wel afgemeld, maar als onvolledig gemarkeerd voor controle.
• Als het tabblad Beheerder niet verschijnt, zijn tegenhandtekeningen voor uw organisatie uitgeschakeld.

Een optionele opmerking toevoegen bij afmelden

Gebruik het opmerkingenveld om observaties of een bezoekverslag vast te leggen voor de administratie.

1. Op het tabblad Afmelden van het scherm Bezoek afsluiten vindt u onder OPMERKING het optionele veld.
2. Voer uw waarnemingen of een samenvatting in het vak Voeg een opmerking toe over dit bezoek... in.
3. Rond het afmelden af door uw handtekening te zetten of het bevestigingsvakje aan te vinken en op Bezoek afsluiten te tikken.

Belangrijke opmerkingen:

• De opmerking kan maximaal 2000 tekens bevatten.
• Bij afmelden zonder afgeronde opdrachten maar met een opmerking wordt deze opmerking gebruikt als reden voor overslaan in plaats van de automatische reden.

Omgaan met onafgemaakte werkzaamheden bij afmelden

U kunt een bezoek afronden zonder dat alle opdrachten voltooid zijn; openstaande opdrachten worden automatisch afgehandeld.

1. Op het tabblad Afmelden waarschuwt het onderdeel OVERZICHT WERKZAAMHEDEN als er nog openstaande opdrachten zijn.
2. Tik op Bezoek afsluiten en bevestig het afmelden in de waarschuwing waarin de openstaande opdrachten bij naam (tot zes) en het aantal overige vermeld staan.

Belangrijke opmerkingen:

• Openstaande opdrachten bij afmelden worden automatisch als overgeslagen geregistreerd met een standaardreden.
• Alleen bezoeken met de status Gepland of Bezig kunnen worden afgemeld.

Bezoek afronden via de webapp

Rond een bezoek af en onderteken dit via de webapp als het bezoek nog de status Gepland of Bezig heeft.

1. Open de locatie en ga naar het tabblad Bezoeken.
2. Selecteer het bezoek dat u wilt afronden.
3. Kies Bezoek afronden om het afmeldscherm te openen op het tabblad Afmelden.
4. Bekijk de melding bovenaan dat openstaande opdrachten bij afmelden als overgeslagen worden geregistreerd.
5. Voeg desgewenst notities toe in het veld Notities (optioneel).
6. Zet uw handtekening door deze te tekenen op het handtekeningveld of vink het bevestigingsvakje aan waarmee u verklaart dat alle opdrachten zijn afgerond of met geldige reden zijn overgeslagen en de informatie klopt; beide opties sluiten elkaar uit.
7. Als uw organisatie tegenhandtekeningen vereist, vult u het tabblad Beheerder in met de naam, functie en handtekening van de gebouwbeheerder.
8. Klik onderaan op Bezoek afronden.
9. Als er openstaande opdrachten zijn of een verplichte beheerderhandtekening ontbreekt, bevestig dan de vraag Bezoek afmelden? waarin de openstaande opdrachten die worden overgeslagen of gemarkeerd worden weergegeven, en klik op Afmelden.

Belangrijke opmerkingen:

• Een handtekening zetten vereist een zichtbare lijn; een simpele muisklik registreert niets en afmelden blijft dan uitgeschakeld tot er een echte handtekening is gezet of het vakje is aangevinkt.
• Als naam of functie van de beheerder ontbreekt maar er wel een handtekening is, keert het scherm terug naar het tabblad Beheerder om deze velden verplicht te maken of de handtekening te verwijderen.
• Een leeg tabblad Beheerder staat afmelden toe, maar markeert het bezoek wel voor controle als tegenhandtekening vereist is.
• Handtekeningafbeeldingen groter dan 5 MB worden geweigerd.
• Openstaande opdrachten gaan niet verloren; ze worden overgeslagen en geregistreerd voor administratieve controle.