Een leegstaande ruimte of sporadisch gebruikt object aanmaken

Deze handleiding legt uit hoe u ruimtes of objecten kunt markeren als leegstaand of sporadisch in gebruik, en hoe u uw gerelateerde werkzaamheden binnen BriqSafe registreert. Dit is bedoeld voor technische medewerkers die op locatie werkzaamheden uitvoeren en de bezettingsstatus moeten bijwerken om aan de wettelijke eisen te blijven voldoen.

Opmerking

Benodigde rol: Technisch medewerker

Een ruimte of gebied als leegstaand of in gebruik markeren

Werk de bezettingsstatus van een gebied bij om aan te geven of een ruimte bezet is of leegstaat. Dit beïnvloedt de nalevingsregels en spoelvereisten.

1. Ga vanaf het Startscherm naar QR-code scannen en scan de QR-code van het object.
2. Als er meerdere opdrachten verschijnen, worden deze per verdieping gegroepeerd. Tik op de kop van de verdieping om de knop Plattegrond zichtbaar te maken. (Opmerking: tikken op de kop vouwt de sectie in of uit.)
3. Tik op Plattegrond om de kaart van de ruimtes op die verdieping te openen.
4. Tik op de ruimte die u wilt bijwerken in de plattegrond.
5. Onderin het scherm tikt u op Markeren als leegstaand om een ruimte als onbezette ruimte te markeren, of op Markeren als in gebruik om dit ongedaan te maken.

Bij een geslaagde aanpassing verschijnt een bevestiging "Ruimte gemarkeerd als leegstaand." Bij een foutmelding krijgt u "Ruimte markeren als leegstaand mislukt" te zien en verandert de status niet.

Belangrijk: De knop Plattegrond is alleen zichtbaar als de opdrachtlijst van het bezoek gerelateerde Gebouwen bevat. Bezetting wordt per gebied (ruimte) geregistreerd, niet per object of opdracht, en blijft bewaard nadat het bezoek is afgesloten. Alleen gebruikers met toestemming om gebieden te bewerken zien de knoppen onderaan.

Bezettingsstatus bijwerken via de webapplicatie

U kunt de bezettingsstatus van een ruimte ook aanpassen in de webapplicatie door de gebiedsgegevens te bewerken.

1. Open bij de locatie het tabblad Gebouwen en wissel naar de Hiërarchie-weergave.
2. Zoek de regel met het gebied (ruimte) die u wilt aanpassen en klik op Bewerken.
3. Stel in het bewerkscherm de Bezetting in op In gebruik of Leegstaand.
4. Klik op Wijzigingen opslaan om de aanpassing door te voeren.

Opmerking: Bezetting kan alleen deze twee waarden hebben. Er is geen optie voor "in renovatie" of andere statussen. Een nieuw gebied staat standaard op In gebruik tenzij u dit expliciet wijzigt. Als u een ruimte aanmaakt en de bezetting niet bijwerkt, wordt deze als bezet weergegeven.

Ruimtes en objecten die u ter plaatse vindt toevoegen

Wanneer u tijdens een bezoek nieuwe, nog niet geregistreerde ruimtes of objecten ontdekt, kunt u deze toevoegen aan de locatieconfiguratie om de gegevens actueel te houden.

1. Open in de mobiele app de boomstructuur van de locatie.
2. Gebruik het regelniveau-menu bij een gebouw of verdieping en kies Verdieping toevoegen of Ruimte toevoegen. Hiermee registreert u nieuwe ruimtes zonder dat u de plattegrondeditor nodig hebt.
3. Om apparatuur toe te voegen, selecteert u een ruimte en kies Object toevoegen, waarna u het type en de specificaties van de apparatuur invoert.
4. U kunt ook de plattegrondeditor gebruiken om ruimtes op schaal te tekenen en de plattegrond op te slaan. Tekenrechten vereisen daarvoor gebouw-bewerken machtigingen.

Nieuwe gebieden en objecten worden aan de locatie gekoppeld, niet aan het bezoek, waardoor de wijzigingen permanent zijn en voor alle gebruikers zichtbaar wanneer zij de locatie later raadplegen.

Bij het toevoegen van nieuwe ruimtes erft deze de faciliteitstype en beheersregeling van het bovenliggende gebouw, tenzij u deze instellingen overschrijft. Het toewijzen van een faciliteitstype leidt tot een herbeoordeling van de beheersregeling voor die ruimte.

Toegevoegde objecten krijgen hun type correct toegewezen, zodat de juiste nalevingsactiviteiten automatisch worden aangemaakt. Objecten toegevoegd door Eigenaren, Beheerders, Managers of Inspecteurs worden direct goedgekeurd; toevoegingen door Technisch medewerkers worden beoordeeld en goedgekeurd.

Belangrijk: Als u een nieuwe ruimte tekent op de plattegrond, moet u de plattegrond opslaan voor u objecten aan die ruimte toevoegt. De app toont de melding "Sla de plattegrond op voordat u objecten aan nieuwe ruimtes toevoegt" totdat u dit doet.

Samenvatting

Door de bezettingsstatus van ruimtes bij te werken en nieuwe gebieden of objecten op locatie te registreren, zorgt u dat de nalevingsgegevens overeenkomen met de daadwerkelijke situatie in het gebouw. Gebruik hiervoor in de mobiele app de QR-code scanner en plattegrondfunctionaliteit, of bewerk de gebouwhiërarchie via de webapplicatie. Houd er rekening mee dat bezetting altijd gekoppeld is aan het gebied en niet aan het object of bezoek, en dat correcte toevoeging van objecten invloed heeft op de automatische generaties van nalevingswerkzaamheden.