Hoe weet ik of taken zijn uitgevoerd?

Dit artikel legt uit hoe u binnen BriqSafe kunt bijhouden en verifiëren dat taken worden uitgevoerd. Het behandelt het proces van het afronden, ondertekenen, beoordelen en beheren van bezoeken en opdrachten. Het is bedoeld voor monteurs en managers die toezicht houden op veldwerk en de backoffice beoordeling.

Opmerking

Vereiste rol: Monteur voor het uitvoeren en ondertekenen van bezoeken; Manager of hoger voor het herverdelen van bezoeken en het afronden van beoordelingen.

Bezoeken uitvoeren en afronden op locatie

Om te bevestigen dat taken zijn uitgevoerd en het veldwerk af te ronden, tekenen monteurs bezoeken af op hun mobiele apparaat nadat ze de toegewezen opdrachten hebben voltooid.

1. Voer opdrachten uit of sla ze over tijdens het bezoek indien nodig.
2. Tik in de opdrachtlijst op Bezoek sluiten.
3. Controleer op het tabblad Afmelden de OPDRACHT SAMENVATTING met tellingen: Voltooide opdrachten, Niet mogelijk uit te voeren en Niet voltooid.
4. Trek de handtekening van de monteur of vink het bevestigingsvakje aan. Elke actie maakt de ander leeg; één van beiden is vereist om af te tekenen.
5. Als uw organisatie een handtekening van een gebouwvertegenwoordiger vereist en handtekeningen zijn ingeschakeld, open dan het tabblad Vertegenwoordiger, vul de Naam en Rol in en leg de handtekening vast.
6. Ga terug naar het tabblad Afmelden en tik op Bezoek sluiten.
7. Als er nog openstaande opdrachten zijn of een verplichte handtekening ontbreekt, bevestig dan de melding door op Afmelden te tikken. De status van het bezoek verandert naar Voltooid en synchroniseert met de webapplicatie.

Opmerking: Bezoeken zonder voltooide opdrachten worden als Overgeslagen afgemeld. Overgeslagen bezoeken registreren eventuele opmerkingen in het veld OPMERKING als reden voor overslaan.

Bezoeken afronden via de webapplicatie

Bezoeken kunnen ook via de webapp worden afgerond zolang ze de status Gepland of Bezig hebben.

1. Open de Locatie en selecteer het tabblad Bezoeken.
2. Selecteer het bezoek en klik op Bezoek afronden.
3. Controleer op het tabblad Afmelden de waarschuwing over openstaande opdrachten die worden overgeslagen.
4. Voeg eventuele opmerkingen toe in het veld Notities.
5. Trek de handtekening van de monteur op het scherm of vink het bevestigingsvakje aan dat alle opdrachten zijn voltooid of overgeslagen. Deze twee opties zijn niet tegelijk mogelijk.
6. Als handtekeningen van vertegenwoordigers zijn ingeschakeld, vul dan het tabblad Vertegenwoordiger in met naam, rol en handtekening van de gebouwvertegenwoordiger.
7. Klik op Bezoek afronden. Als er nog open opdrachten zijn of handtekeningen ontbreken, bevestig dan de samenvatting door op Afmelden te klikken.

Belangrijk: Voor het handtekeningveld is een daadwerkelijke getekende markering vereist; een enkele klik is niet voldoende en houdt afmelden uitgeschakeld totdat een geldige handtekening of bevestigingsvak is ingevuld. Handtekeningen groter dan 5 MB worden geweigerd.

Wat gebeurt er met niet-voltooide opdrachten bij afmelding

Bezoeken kunnen worden afgemeld, zelfs als sommige opdrachten niet zijn afgerond.

1. De OPDRACHT SAMENVATTING waarschuwt voor openstaande opdrachten.
2. Bij het bevestigen van afmelding wordt een lijst getoond van maximaal zes openstaande opdrachten met naam.
3. Openstaande opdrachten worden automatisch als overgeslagen gemarkeerd met een automatische reden voor de backoffice beoordeling.

Opmerking: U hoeft niet elke opdracht te voltooien om een bezoek af te melden. Alleen bezoeken met de status Gepland of Bezig kunnen op deze manier worden afgemeld.

Offline werken en synchroniseren van wijzigingen

Monteuren kunnen opdrachten offline uitvoeren en wijzigingen later synchroniseren.

1. Blijf zoals gewoonlijk werken aan bezoeken en opdrachten; lijsten en formulieren worden tijdelijk opgeslagen.
2. Wanneer er weer verbinding is, uploadt de app op de achtergrond wachtrijlezingen, foto's en statuswijzigingen.
3. Tik op de synchronisatie-indicator op mobiel om openstaande wijzigingen te bekijken en, indien nodig, handmatig updates te verzenden.

Opmerking: Offline geopende opdrachten baseren zich op opgeslagen gegevens en kunnen verouderd zijn; ververs de gegevens online voordat u een bezoek start. Sommige pagina’s, zoals Locatie-opdrachten, zijn offline niet beschikbaar.

Beoordelen van voltooide bezoeken en opdrachten

Backoffice beoordelaars controleren het voltooide veldwerk voordat dit in rapporten en compliancegeschiedenis wordt opgenomen.

Beoordelingsomgeving

1. Open Acties → Bezoek bekijken om de beoordelingsomgeving te openen met gedetailleerde resultaten per verdieping of gebied gegroepeerd.
2. Bekijk opdrachtresultaten met schakelmogelijkheden voor Lijstweergave of Plattegrondweergave.
3. Controleer de handtekeningen van monteur en vertegenwoordiger naast elkaar.
4. Bekijk de afwijkingssamenvatting en notities van de monteur tijdens de beoordeling.

Beoordelen op Locatie-tabbladen

1. Open het tabblad Bezoeken of Opdrachten van de locatie en selecteer het voltooide item.
2. Bekijk op het tabblad Acties gedetailleerde metingen, foto's en notities (alleen lezen).
3. Gebruik het tabblad Info voor statusbadges, verloopdata, toegewezen personen en tijdstempels.

Opmerking: Er is geen aparte status "Beoordeeld"; de opdracht behoudt haar voltooiingsstatus. Overgeslagen opdrachten kunnen niet worden veranderd in voltooid; er moeten nieuwe opdrachten worden aangemaakt.

Opdrachten corrigeren tijdens beoordeling

1. Selecteer in de beoordelingsomgeving een opdracht om metingen, formulierantwoorden en foto's aan te passen.
2. Sla wijzigingen op om de opdracht bij te werken.

Opmerking: Alleen beoordelaars met rechten om opdrachten te wijzigen kunnen dit doen. De originele notities van de monteur zijn alleen-lezen tijdens beoordeling.

Beoordeling van bezoek afronden en rapporten genereren

1. Ken aan alle afwijkingen een hoofdoorzaak toe om afronding mogelijk te maken.
2. Klik op de zwevende knop Beoordeling afronden en rapport maken.
3. Kies een rapportvoorinstelling of voltooi zonder rapport.
4. Bevestig om de beoordeling af te ronden en het rapport klaar te zetten voor export.

Belangrijk: Bij aanwezigheid van geëscaleerde opdrachten verschijnt een waarschuwing voor afronding. Bevestig alleen als u deze opdrachten heeft erkend.

Beheren van bezoeken en opdrachten

Bezoeken herverdelen

Managers kunnen bezoeken indien nodig toewijzen aan andere monteurs.

1. Selecteer op de webpagina Bezoeken het bezoek en klik op Herverdelen.
2. Pas de toegewezen personen aan en bevestig met Herverdelen.

Opmerking: Bij herverdelen worden alleen openstaande opdrachten overgedragen aan nieuwe monteurs; opdrachten in uitvoering of voltooid blijven bij de oorspronkelijke monteurs.

Een bezoek overslaan

Als een bezoek niet kan doorgaan, kunnen managers het als overgeslagen markeren.

1. Selecteer het bezoek op de webpagina Bezoeken en klik op Bezoek overslaan.
2. Voer een verplichte reden in en voeg desgewenst foto’s toe als bewijs.
3. Bevestig door Bezoek overslaan te klikken. De status van het bezoek verandert in Overgeslagen.

Opmerking: Overslaan is alleen beschikbaar als er nog geen opdracht is voltooid. Reeds gesloten opdrachten behouden hun status en alle open opdrachten worden overgeslagen.

Voortgang en resultaten van opdrachten volgen

Gebruik dashboards en rapportages om de uitvoering en resultaten op portfolio- of locatieniveau te volgen.

1. Het startscherm van de webapp toont toegewezen bezoeken en de voortgang van opdrachten voor vandaag en morgen.
2. Het Dashboard geeft inzicht in de uitvoeringsstatus en nalevingsresultaten.
3. Rapporten omvatten voltooide en overgeslagen opdrachten, maximaal 500 opdrachten per rapport.
4. Gegenereerde rapporten worden automatisch opgeslagen in Documenten, toegankelijk voor gebruikers met de juiste rechten.
5. Rapporten verschijnen in de taal van uw app-weergave, meestal Nederlands.

Omgaan met cases en vervolgwerk

Opdrachten die problemen aantonen en drempels overschrijden, kunnen vervolgcases activeren voor opvolging.

1. Opdrachten met afwijkende metingen maken automatisch een case aan voor backoffice review.
2. Het afronden van vervolgopdrachten die aan een case zijn gekoppeld, brengt de case dichter bij oplossing.
3. Zodra alle gekoppelde vervolgopdrachten zijn afgerond, wordt de case beoordeeld.
4. Technische aanbevelingen gekoppeld aan opdrachten sluiten automatisch na voltooiing van alle gerelateerde opdrachten.

Gebruik van technicuslinks voor extern werk

Technicuslinks maken het mogelijk dat externe medewerkers zonder BriqSafe-account een enkele opdracht voltooien met alleen foto’s en een handtekening.

1. Managers of monteurs maken de link aan via de opdrachtdetails in de webapp.
2. De externe technicus volgt de link, uploadt vóór- en nafoto’s, zet een handtekening en levert de opdracht in zonder in te loggen.
3. Het systeem houdt de status van de link en het ontvangen bewijs bij op het tabblad Info van de opdracht.

Opmerking: Technicuslinks zijn alleen geschikt voor opdrachten zonder metingen of tijdsafhankelijke spoelduur. Links verlopen na zeven dagen en nieuwe links maken eerdere ongeldig.

Samenvatting

BriqSafe biedt gedetailleerde workflows voor het vastleggen, aftekenen, beoordelen en beheren van taken en bezoeken. Monteurs voeren opdrachten uit en sluiten bezoeken af via mobiel of web, met ondersteuning voor handtekeningen en opmerkingen. Managers beheren herverdeling, overslaan en afronding van beoordelingen, terwijl beide rollen via dashboards, rapportages en cases voortgang en openstaande zaken volgen. Offline werken wordt ondersteund met synchronisatie en conflicthantering om te waarborgen dat al het verrichte werk traceerbaar en controleerbaar is.