Comment savoir si les tâches sont réalisées ?

Cet article explique comment suivre et vérifier l'exécution des tâches dans BriqSafe, en couvrant les processus de réalisation, de validation, de contrôle et de gestion des visites et travaux. Il est destiné aux techniciens et aux responsables supervisant les interventions sur le terrain et le contrôle en back-office.

Remarque

Rôle requis : Technicien pour réaliser et valider les visites ; Responsable ou supérieur pour réaffecter les visites et finaliser les contrôles.

Réalisation et clôture des visites sur site

Pour confirmer l'exécution des tâches et finaliser les interventions terrain, les techniciens valident les visites sur leur appareil mobile après avoir terminé les travaux assignés.

1. Effectuez ou ignorez les travaux selon le besoin lors de la visite.
2. Dans la liste des travaux, appuyez sur Clôturer la visite.
3. Dans l’onglet Validation, vérifiez le RAPPORT DES TRAVAUX : Travaux réalisés, Travaux non réalisables, Travaux non réalisés.
4. Soit signez du doigt, soit cochez la case de confirmation. Chaque action annule l’autre et l'une des deux est obligatoire pour déverrouiller la validation.
5. Si votre organisation exige la contre-signature d’un représentant du bâtiment et que cette fonction est activée, ouvrez l’onglet Représentant, saisissez son Nom et sa Fonction, puis capturez sa signature.
6. Revenez à l’onglet Validation puis appuyez sur Clôturer la visite.
7. Si des travaux restent ouverts ou si une signature nécessaire manque, confirmez l’alerte en appuyant sur Valider. Le statut de la visite passe à Terminé et se synchronise avec l’application web.

Remarque : Les visites sans travaux réalisés sont validées comme Ignorées. Les visites ignorées enregistrent la raison dans le champ COMMENTAIRE.

Clôturer les visites depuis l’application web

Les visites peuvent également être clôturées via l’application web lorsqu’elles sont en statut Planifiée ou En cours.

1. Ouvrez le lieu et sélectionnez l’onglet Visites.
2. Sélectionnez la visite, puis cliquez sur Clôturer la visite.
3. Dans l’onglet Validation, lisez l’avertissement concernant les travaux ouverts qui seront ignorés.
4. Ajoutez des notes facultatives dans le champ Notes.
5. Reproduisez la signature du technicien sur le pavé ou cochez la case confirmant que tous les travaux ont été réalisés ou ignorés. Ces deux options sont exclusives.
6. Si les contre-signatures sont activées, remplissez l’onglet Représentant avec le Nom, la Fonction et la signature du représentant du bâtiment.
7. Cliquez sur Clôturer la visite. Si des travaux sont ouverts ou des contre-signatures manquent, confirmez l’alerte en cliquant sur Valider.

Important : Le pavé de signature nécessite un trait dessiné pour enregistrer la signature ; un simple clic est ignoré et bloque la validation jusqu’à saisie valide. Les images de signature supérieures à 5 Mo sont refusées.

Que deviennent les travaux non terminés lors de la validation ?

Les visites peuvent être validées même si certains travaux ne sont pas terminés.

1. Le RAPPORT DES TRAVAUX avertit des travaux encore ouverts.
2. À la confirmation de validation, le message affiche jusqu’à six travaux en attente par nom.
3. Ces travaux restants sont automatiquement marqués comme ignorés avec une raison automatique enregistrée pour le contrôle en back-office.

Remarque : Il n’est pas nécessaire de finir tous les travaux pour valider une visite. Seules les visites en statut Planifiée ou En cours peuvent être validées de cette manière.

Travail hors connexion et synchronisation des modifications

Les techniciens peuvent réaliser des travaux sans connexion et synchroniser leurs modifications ultérieurement.

1. Poursuivez les interventions comme d’habitude ; les listes et formulaires seront mis en cache.
2. À la reconnexion, l’application télécharge en arrière-plan les relevés, photos et changements de statut en attente.
3. Appuyez sur l’icône de synchronisation sur mobile pour consulter les modifications en attente et forcer la mise à jour manuellement si nécessaire.

Remarque : Les travaux ouverts hors ligne s’appuient sur des données en cache, pouvant devenir obsolètes ; actualisez les données en ligne avant de commencer une visite. Certaines pages comme les travaux du lieu ne sont pas accessibles hors connexion.

Contrôle des visites et travaux réalisés

Les contrôleurs back-office vérifient les interventions terminées avant intégration dans les rapports et historiques de conformité.

Espace de contrôle

1. Ouvrez Actions → Voir visite pour accéder à l’espace de contrôle affichant les résultats détaillés par étage ou zone.
2. Examinez les résultats des travaux avec options d’affichage Liste ou Plan d’étage.
3. Comparez les signatures du technicien et du représentant client côte à côte.
4. Consultez le résumé des écarts et les notes de l’intervenant dans le cadre du contrôle.

Contrôle via les onglets Lieu

1. Ouvrez l’onglet Visites ou Travaux du lieu et sélectionnez l’élément terminé.
2. Dans l’onglet Actions, consultez relevés, photos et notes en lecture seule.
3. Utilisez l’onglet Infos pour vérifier les badges de statut, échéances, responsables et horodatages.

Remarque : Il n’existe pas de statut « Contrôlé » distinct ; le travail conserve son statut de réalisation. Un travail ignoré ne peut être modifié en réalisé ; un nouveau travail doit être créé.

Correction des travaux en contrôle

1. Dans l’espace de contrôle, sélectionnez un travail pour modifier mesures, questions du formulaire et photos.
2. Enregistrez les modifications pour mettre à jour le dossier de travail.

Remarque : Seuls les contrôleurs disposant des droits de modification peuvent corriger les travaux. Les notes originales du technicien restent en lecture seule.

Finalisation des contrôles et génération de rapports

1. Attribuez une cause racine à tous les écarts pour pouvoir finaliser.
2. Cliquez sur le bouton flottant Terminer contrôle et rapport.
3. Sélectionnez un modèle de rapport ou choisissez de finaliser sans générer de rapport.
4. Confirmez pour terminer le contrôle et mettre en file d’attente le rapport pour export.

Important : En présence de travaux escaladés, un avertissement s’affiche avant finalisation. Ne confirmez qu’après avoir pris connaissance des travaux concernés.

Gestion des visites et travaux

Réaffectation des visites

Les responsables peuvent transférer les visites à d’autres intervenants si nécessaire.

1. Dans la page web Visites, sélectionnez la visite puis cliquez sur Réaffecter.
2. Ajustez les responsables selon le besoin et confirmez avec Réaffecter.

Remarque : La réaffectation transfère uniquement les travaux en attente aux nouveaux intervenants ; les travaux en cours ou terminés restent associés aux responsables initiaux.

Ignorer une visite

Si une visite ne peut pas être réalisée, le responsable peut la marquer comme ignorée.

1. Sélectionnez la visite sur la page web Visites et cliquez sur Ignorer la visite.
2. Saisissez une raison obligatoire et ajoutez éventuellement des preuves photographiques.
3. Confirmez en cliquant sur Ignorer la visite. Le statut passe à Ignorée.

Remarque : L’option d’ignorer est disponible uniquement si aucun travail n’a été réalisé. Les travaux déjà clôturés conservent leur statut, tous les travaux ouverts sont ignorés.

Suivi de l’avancement et des résultats des travaux

Utilisez les tableaux de bord et rapports pour suivre l’avancement des tâches et leurs résultats au niveau du portefeuille ou des lieux.

1. L’écran d’accueil web affiche vos visites assignées et l’avancement des travaux pour aujourd’hui et demain.
2. Le Tableau de bord offre des vues sur l’état d’exécution et la conformité.
3. Les rapports incluent travaux réalisés et ignorés, jusqu’à 500 travaux par rapport.
4. Les rapports générés sont automatiquement archivés dans Documents, accessibles aux utilisateurs disposant des droits appropriés.
5. Les rapports suivent la langue d’affichage de l’application, en français ou espagnol selon votre configuration.

Gestion des cas et travail de suivi

Les travaux révélant des anomalies ou dépassant des seuils déclenchent des cas de suivi pour piloter la résolution.

1. Les travaux avec relevés hors limites créent automatiquement des cas pour analyse back-office.
2. La réalisation des travaux de suivi liés à un cas fait avancer la résolution du cas.
3. Une fois tous les travaux liés terminés, le cas passe en contrôle final.
4. Les recommandations techniques liées aux travaux se clôturent automatiquement quand tous les travaux associés sont terminés.

Utilisation des liens techniciens pour travaux externes

Les liens techniciens permettent aux intervenants externes sans compte BriqSafe d’exécuter un seul travail nécessitant uniquement photos et signature.

1. Les responsables ou techniciens créent le lien depuis les détails du travail sur l’application web.
2. Le technicien externe suit le lien, télécharge photos avant et après, signe et soumet le travail sans se connecter.
3. Le système suit l’état du lien et la réception des preuves dans l’onglet Infos du travail.

Remarque : Les liens techniciens fonctionnent uniquement pour les travaux sans relevés ou durées de rinçage temporisées. Les liens expirent après sept jours, un nouveau lien invalide les précédents.

Résumé

BriqSafe propose des workflows détaillés pour enregistrer, valider, contrôler et gérer les tâches et visites. Les techniciens réalisent les travaux et ferment les visites via mobile ou web, avec support des signatures et commentaires. Les responsables supervisent la réaffectation, l’ignorance et la finalisation des contrôles, tandis que les deux rôles exploitent tableaux de bord, rapports et cas pour suivre l’avancement et les problématiques non résolues. Le travail hors connexion est pris en charge avec synchronisation et gestion des conflits, assurant la traçabilité et la vérification de toutes les interventions.