Overzicht laboratoria

Dit artikel geeft een overzicht van hoe laboratoria functioneren binnen BriqSafe, inclusief de registratie, opslag, rapportage van laboratoriumuitslagen en de koppeling met compliancebeheer. Het is bedoeld voor engineers en andere gebruikers die betrokken zijn bij het beheren van laboratoriumgegevens binnen het platform.

Opmerking

Vereiste rol: Engineer

Registreren van geretourneerde laboratoriumwaarden

Voer de gemeten waarden van het laboratorium in om de nalevingsevaluatie te starten zodra het externe laboratorium de geanalyseerde gegevens van een verzameld monster retour heeft gestuurd.

1. Ga naar Acties en selecteer de tegel Openstaande labuitslagen.
2. Klik op Resultaten invoeren bij de openstaande labuitslag-taak.
3. Voer op het tabblad Acties van de taak een gemeten waarde in voor elke parameter die door de gerelateerde activiteit is vastgesteld.
4. Voltooi eventueel aanvullende velden die door de activiteit worden vereist.
5. Voeg relevante Opmerkingen toe.
6. Klik op Taak voltooien om af te ronden. Dit activeert het nalevingsevaluatieproces voor de ingevoerde waarden.

Opmerking: Laat geen meetwaarde leeg. Een taak kan niet worden voltooid als één of meer waarden ontbreken, en er verschijnt een waarschuwing met de tekst "Voer alle meetwaarden in voordat u de taak voltooit." Het invoeren van labuitslagen is alleen mogelijk in de webapp; de labuitslagen-tegel in de mobiele app is gemarkeerd met "Binnenkort" en opent geen invoerformulier.

De meetparameters en aanvullende velden worden ingesteld volgens het compliance-regime van uw organisatie en kunnen per organisatie verschillen.

Labuitslag-invoertaak en monsterafname

Na het handmatig voltooien van een monstername-taak wordt automatisch een bijbehorende labuitslag-invoertaak aangemaakt, mits de monstername-activiteit gekoppeld is aan een labuitslag-activiteit.

1. De labuitslag-invoertaak krijgt dezelfde locatie en reikwijdte als de monstername-taak.
2. Deze taak wordt toegewezen aan de eigenaren, beheerders en managers van de betreffende locatie.
3. De vervaldatum ligt twee maanden na de vervaldatum van de monstername-taak.
4. De taak verschijnt onder Openstaande labuitslagen op de pagina Acties en wacht op invoer van laboratoriumwaarden.

Belangrijk: Automatische of platform-gegenereerde afrondingen creëren geen vervolg-labuitslag-invoertaken; alleen handmatig voltooide monstername-taken doen dat. Als de monstername-activiteit niet gekoppeld is aan een labuitslag-activiteit, wordt er geen invoertaak aangemaakt en verschijnt er geen bericht – controleer de pagina Acties als u hier een taak verwacht.

Opslaan van laboratoriumcertificaten

De labuitslag-invoertaak is bedoeld om numerieke waarden en meetgegevens vast te leggen, niet om documenten op te slaan.

1. Als u een ondertekend laboratoriumcertificaat ontvangt (meestal een PDF), upload dit dan apart onder Documenten bij de betreffende locatie.
2. Gebruik de knop Uploaden in Documenten, selecteer het bestand en voeg eventueel beschrijvingen of tags toe.
3. Probeer geen niet-beeldbestanden toe te voegen aan het foto-veld van de labuitslag-invoertaak, want dit veld accepteert alleen afbeeldingen en zal PDF's of andere documenten weigeren met een waarschuwing.
4. Het gekoppelde auditdocument is het labuitslag-rapport in PDF, dat de ingevoerde waarden en de oorspronkelijke monstername-taak combineert.

Genereren en openen van labuitslagrapporten

Na voltooiing van een labuitslag-invoertaak kunt u een deelbaar PDF-rapport maken waarin de laboratoriumuitslagen worden gekoppeld aan de originele monstername-taak.

1. Open de lijst Taken van de locatie en schakel over naar de historie-weergave (deze toont alleen voltooide taken).
2. Open de voltooide labuitslag-invoertaak.
3. Ga naar het tabblad Acties en zoek het onderdeel Labuitslagrapport.
4. Klik op Rapport genereren en wacht tot de verwerking is afgerond. Tijdens het genereren ziet u de melding "Dit kan enkele momenten duren..."
5. Klik op Downloaden om het gegenereerde rapport op te slaan.
6. U kunt het rapport opnieuw genereren voor een geüpdatete versie of de generatie herhalen bij een mislukte poging.

Gegenereerde PDF's worden automatisch opgeslagen in Documenten onder de rapportenmap van de betreffende locatie, waar ze beschikbaar blijven voor download zonder opnieuw te moeten genereren.

Gebruikers met alleen leesrechten kunnen geen rapporten genereren, maar wel bestaande rapporten downloaden vanuit Documenten of vanuit het rapportgedeelte van de voltooide taak, waar alleen de knop Downloaden zichtbaar is.

Automatisch aanmaken van meldingen bij afwijkende labwaarden

Wanneer ingevoerde labwaarden buiten de vastgestelde normen vallen, maakt BriqSafe automatisch een melding aan om de vervolgstappen te volgen.

1. Bij het voltooien van de labuitslag-invoertaak worden alle waarden beoordeeld aan de hand van hun grenswaarden.
2. Als één of meer waarden de normen overschrijden, wordt er automatisch een melding aangemaakt en zichtbaar op het tabblad Meldingen van de locatie.
3. Als het bezoek nog beoordeeld moet worden, wacht de meldingsaanmaak tot de beoordeling is afgerond, waarbij de beoordeelde waarden worden gebruikt.
4. Als er geen norm aan een parameter gekoppeld is, wordt er geen melding automatisch aangemaakt; in dat geval kunt u indien nodig handmatig een melding aanmaken via Nieuwe melding.

Opmerking: Zonder het abonnement voor Begeleide Escalaties is de toegang tot het tabblad Meldingen beperkt; in dat geval wordt een upgrade-melding getoond en is Nieuwe melding uitgeschakeld. Meldingen worden echter wel op de achtergrond aangemaakt.

Op het tabblad Acties van de taak krijgt u een terugkoppeling over het aanmaken van meldingen. Mogelijke berichten zijn:

• "Taak voltooid. Er is een melding aangemaakt voor beoordeling." wanneer een nieuwe melding is aangemaakt gekoppeld aan een risicoregelsysteem.
• "Taak voltooid. Er is al een melding open voor dit probleem." als er al een bestaande melding is die de afwijking behandelt.
• "Taak voltooid." in andere gevallen.

Deze berichten garanderen echter niet dat er geen melding bestaat. Controleer altijd het tabblad Meldingen van de locatie voor een overzicht.

Locatie- en documentbeheer voor laboratoriumgegevens

Sla certificaten, foto’s en andere labgerelateerde documenten op onder de juiste locatie voor eenvoudige toegang en audit-traceerbaarheid.

1. Navigeer naar Locaties > selecteer de locatie > Documenten.
2. Gebruik Uploaden om bestanden toe te voegen. Bestandsnamen moeten uniek zijn binnen de map.
3. Maak eventueel mappen aan met geldige namen (zonder de tekens / \ : * ? " < > | ) om documenten te structureren.

Geüploade documenten erven de toegangsrechten van de locatie en zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met toegang tot die locatie.

Om documenten of rapporten te downloaden, kiest u Downloaden in het optiesmenu van het bestand. De downloadlink blijft één uur geldig.

Verhelderingen en veelvoorkomende misverstanden

• Het menu Laboratoria in BriqSafe is een tijdelijke aanduiding voor toekomstige functies en biedt geen toegang tot laboratoriumuitslagen.
• Registreer laboratoriumresultaten uitsluitend via de laboratoriumuitslag-taken op de pagina Acties.
• Het platform ondersteunt geen directe import van laboratoriumgegevens uit lab-systemen; alle waarden moeten handmatig worden ingevoerd.
• Laboratoriumuitslag-taken zijn geen aparte laboratoriumrecords, maar individuele taken gekoppeld aan locatie en activiteit.
• Het genereren van rapporten vereist de juiste machtigingen; gebruikers zonder deze rechten kunnen alleen bestaande rapporten downloaden.
• Rapportgeneratie verloopt asynchroon; het is normaal dat het enkele momenten duurt voordat het PDF-bestand beschikbaar is.