Présentation des laboratoires

Cet article offre un aperçu du fonctionnement des laboratoires dans BriqSafe, incluant la saisie, le stockage, le reporting des résultats d’échantillons en laboratoire et leur lien avec la gestion de la conformité. Il s’adresse aux ingénieurs et autres utilisateurs impliqués dans la gestion des données de laboratoire au sein de plateforme.

Remarque

Rôle requis : Ingénieur

Saisie des valeurs retournées par le laboratoire

Saisissez les valeurs mesurées par le laboratoire afin de déclencher l’évaluation de conformité dès que le laboratoire externe retourne les données analysées d'un échantillon prélevé.

1. Accédez à Actions et sélectionnez la carte Résultats laboratoire en attente.
2. Cliquez sur Saisir résultats pour la tâche en attente de saisie des résultats.
3. Dans l’onglet Actions de la tâche, saisissez une valeur mesurée pour chaque paramètre défini par l’Activité associée.
4. Complétez les champs supplémentaires demandés par l’Activité.
5. Ajoutez des Notes pertinentes si nécessaire.
6. Cliquez sur Terminer la tâche pour finaliser. Cela déclenche le processus d’évaluation de conformité des valeurs saisies.

Note : Ne laissez aucun champ de mesure vide. Une tâche ne peut être terminée si des valeurs manquent, un avertissement indiquant « Saisissez toutes les valeurs de mesure avant de terminer la tâche » s’affichera. La saisie des résultats est disponible uniquement sur l’application web ; la carte résultats labo sur l’application mobile est marquée « Bientôt » et ne permet pas d’ouvrir le formulaire.

Les paramètres de mesure et champs additionnels sont configurés selon le régime de conformité de votre organisation et peuvent varier entre entités.

Tâches de saisie des résultats et prélèvement d’échantillon

Après avoir terminé manuellement une tâche de prélèvement, une tâche de saisie des résultats correspondante est automatiquement créée si l’Activité de prélèvement est reliée à une Activité de résultats laboratoire.

1. La tâche de saisie des résultats aura le même emplacement et périmètre que la tâche de prélèvement.
2. Elle est assignée aux propriétaires, administrateurs et gestionnaires de cet emplacement.
3. Sa date d’échéance est fixée à deux mois après la date d’échéance de la tâche de prélèvement.
4. La tâche apparaît sous Résultats laboratoire en attente sur la page Actions, en attente de saisie des valeurs.

Important : Les tâches complétées automatiquement via capteurs ou génération plateforme ne créent pas de tâche de saisie de résultats associée ; seul le prélèvement complété manuellement le fait. Si l’Activité prélèvement n’est pas liée à une Activité résultats laboratoire, aucune tâche de saisie n’est créée et aucun message ne s’affiche — vérifiez la page Actions si vous en attendez une.

Conservation des certificats de laboratoire

La tâche de saisie des résultats est conçue pour enregistrer des données numériques et mesures, pas pour stocker des documents.

1. Lorsque vous recevez un certificat signé (habituellement au format PDF), uploadez-le séparément dans Documents sous l’emplacement concerné.
2. Utilisez la fonction Ajouter dans Documents, sélectionnez le fichier, et ajoutez une description ou des étiquettes si souhaité.
3. Ne tentez pas de joindre des fichiers non-images dans le champ photo de la tâche de saisie des résultats, ce champ n’accepte que des images et rejettera les PDF ou autres documents, avec un avertissement.
4. L’artefact d’audit lié est le rapport PDF des résultats, qui regroupe les valeurs saisies et la tâche de prélèvement source.

Génération et accès aux rapports de résultats laboratoire

Une fois la tâche de saisie terminée, vous pouvez générer un rapport PDF partageable associant les résultats de laboratoire à la tâche de prélèvement initiale.

1. Ouvrez la liste des Tâches de l’emplacement et passez en mode historique (seul ce mode affiche les tâches terminées).
2. Ouvrez la tâche de saisie des résultats terminée.
3. Dans l’onglet Actions, localisez la section Rapport résultats laboratoire.
4. Cliquez sur Générer le rapport et patientez pendant le traitement. Une notification « Cela peut prendre quelques instants... » s’affichera.
5. Cliquez sur Télécharger pour enregistrer le rapport.
6. Vous pouvez Régénérer le rapport pour une version actualisée ou Relancer la génération après un échec.

Les PDF générés sont archivés automatiquement dans Documents sous le dossier rapports de l’emplacement concerné, où ils restent disponibles sans nécessiter de nouvelle génération.

Si vous disposez uniquement de droits en lecture, vous ne pouvez pas générer de rapports mais pouvez télécharger ceux déjà produits depuis Documents ou depuis la section rapport de la tâche terminée, où seul le bouton Télécharger est visible.

Création automatique de dossiers à partir de valeurs hors normes

Lorsque des valeurs saisies dépassent les normes de conformité définies, BriqSafe crée automatiquement un dossier (cas) pour suivre les actions correctives.

1. À la fin de la tâche de saisie des résultats, chaque valeur est évaluée par rapport à ses seuils.
2. Si une valeur dépasse ces seuils, un dossier est créé automatiquement et apparaît dans l’onglet Dossiers de l’emplacement.
3. Si la visite associée n’est pas encore validée, la création du dossier est différée jusqu’à la validation avec les valeurs finales.
4. Si aucun seuil n’est lié à un paramètre, aucun dossier n’est créé automatiquement ; dans ce cas, vous pouvez créer un dossier manuellement via Nouveau dossier si nécessaire.

Note : Sans abonnement à la fonction Escalades Assistées, l’accès à l’onglet Dossiers est limité, affichant une invitation à passer à une offre supérieure et désactivant Nouveau dossier. Néanmoins, les dossiers sont bien créés en arrière-plan.

Les messages de confirmation dans l’onglet Actions de la tâche informent sur la création des dossiers. Exemples :

• « Tâche terminée. Un dossier a été créé pour révision. » lorsqu’un dossier lié à une règle de risque est créé.
• « Tâche terminée. Un dossier est déjà ouvert pour ce problème. » si un dossier existant couvre l’écart.
• « Tâche terminée. » sinon.

Cependant, ces messages ne garantissent pas qu’aucun dossier n’existe ; pour vérifier, consultez l’onglet Dossiers de l’emplacement.

Gestion des emplacements et documents pour les données de laboratoire

Conservez certificats, photos et autres documents liés au laboratoire dans l’emplacement correspondant pour faciliter l’accès et assurer la traçabilité en audit.

1. Accédez à Emplacements > sélectionnez l’emplacement > Documents.
2. Utilisez Ajouter pour uploader des fichiers. Les noms de fichiers doivent être uniques dans le dossier.
3. Vous pouvez créer des dossiers nommés proprement (sans les caractères / \ : * ? " < > |) pour organiser vos documents.

Les documents téléchargés héritent des permissions d’accès de l’emplacement et sont visibles uniquement par les utilisateurs autorisés sur celui-ci.

Pour télécharger un document ou rapport, sélectionnez Télécharger dans les options du fichier. Le lien de téléchargement reste valide pendant une heure.

Précisions et points fréquemment confondus

• Le menu Laboratoires dans BriqSafe est un espace réservé pour de futures fonctionnalités et ne donne pas accès aux résultats des échantillons.
• Enregistrez les résultats seulement via les tâches en attente de saisie dans la page Actions.
• La plateforme ne permet pas d’import direct des données depuis les systèmes de laboratoire ; toutes les valeurs doivent être saisies manuellement.
• Les tâches de résultats laboratoire ne disposent pas d’un dossier distinct mais sont des tâches individuelles liées à l’emplacement et à l’Activité.
• La génération des rapports requiert des droits spécifiques ; les utilisateurs sans ces droits peuvent uniquement télécharger des rapports déjà créés.
• La génération de rapports est asynchrone ; un délai avant la disponibilité du PDF est normal.