Taken en teams toewijzen

Dit artikel legt uit hoe u geplande werkzaamheden en vervolgacties kunt toewijzen aan uzelf, een collega of een heel team in BriqSafe. Het behandelt het proces van taaktoewijzing en teamtoewijzing binnen het beheer van dossiers en bezoeken, bedoeld voor technici en managers die werken met opdrachten en dossiers.

Opmerking

Benodigde rol: Manager (voor toewijzen en koppelen van taken); Technicus (voor toevoegen van vervolgactiviteiten en jobgerelateerde acties)

Dossiers toewijzen aan teamleden

Ken een dossier toe aan een verantwoordelijk teamlid om hen verantwoordelijk te maken voor het onderzoek en de oplossing ervan.

1. Open het dossier dat u wilt toewijzen.
2. Open het Acties-menu.
3. Kies Toewijzen (of Opnieuw toewijzen als het dossier al is toegewezen).
4. Kies in het dialoogvenster een teamlid uit de lijst met gebruikers die toegang hebben tot de locatie van het dossier.
5. Bevestig de toewijzing.

Het veld Toegewezen aan in de dossiergegevens toont dan de geselecteerde persoon in plaats van Niet toegewezen.

Let op: Alleen gebruikers met de rollen Eigenaar, Beheerder of Manager kunnen dossiers toewijzen of opnieuw toewijzen. Automatisch aangemaakte dossiers worden standaard niet toegewezen en worden niet automatisch aan rollen gekoppeld.

Vervolgactiviteiten toevoegen aan een dossier

Voeg herstelwerkzaamheden toe die moeten plaatsvinden om het dossier op te lossen door vervolgactiviteiten toe te voegen.

1. Open het dossier.
2. Ga naar het tabblad Details.
3. Vouw het gedeelte Taken uit en klik op Taak toevoegen.
4. Kies in het dialoogvenster een of meerdere activiteitstypen onder Activiteiten. Elke activiteit heeft een bijbehorende frequentie.
5. Als het dossier gekoppelde open dossiers heeft, gebruikt u Toepassen op gekoppelde open dossiers om de vervolgwerkzaamheden op die dossiers te spiegelen.
6. Voor gebruikers die opdrachten mogen plannen, is de optie Vervolgbezoek plannen standaard ingeschakeld:
7. Als plannen is uitgeschakeld, klik dan op Vervolg maken om activiteiten te koppelen zonder bezoek te plannen.

Het koppelen van vervolgwerkzaamheden zet een dossier in de status Open of Ter beoordeling in In uitvoering.

Opmerkingen:

• Vervolgactiviteiten zijn activiteiten uit het controleschema die ingepland worden in opdrachten, geen checklist-items binnen het dossier.
• Gebruikers zonder planningstoegang zien geen planningsopties, maar kunnen wel activiteiten koppelen.
• Vervolgwerkzaamheden kunnen niet worden toegevoegd aan gesloten dossiers.

Gerelateerde dossiers koppelen

Groeperen van dossiers met dezelfde oorzaak om werk effectiever te coördineren.

1. Open een dossier.
2. Ga naar het tabblad Details.
3. Vouw het gedeelte Gekoppelde dossiers uit.
4. Klik op Dossier koppelen en selecteer één of meerdere gerelateerde dossiers op dezelfde locatie.

Gekoppelde dossiers verschijnen in de secties van beide dossiers met een Bekijk-link en kunnen op dezelfde plek worden ontkoppeld.

Let op: Alleen gebruikers met de rollen Eigenaar, Beheerder en Manager kunnen dossiers koppelen of ontkoppelen. Koppelen is uitgeschakeld zodra het dossier is gesloten. Bij het toevoegen van vervolgactiviteiten kunt u deze optioneel in één stap toepassen op gekoppelde open dossiers.

Apparatuur en systemen koppelen aan een dossier

Verbind de apparatuur of installatie die relevant is voor een dossier, naast het primaire object dat bij aanmaak is geselecteerd.

1. Open het dossier.
2. Selecteer het tabblad Details.
3. Vouw het gedeelte Gekoppelde apparatuur of Gekoppelde systemen uit.
4. Klik op Apparaat koppelen of Systeem koppelen en selecteer het item om te koppelen.

Het primaire apparaat verschijnt als eerste met een Primair-label en kan niet worden ontkoppeld. Andere gekoppelde apparatuur of systemen kunnen worden ontkoppeld.

Let op: Apparaten of systemen koppelen vereist alleen rechten om dossiers te bewerken, wat minder restrictief is dan het koppelen van gerelateerde dossiers (uitsluitend managers). De koppelbediening verdwijnt na sluiting van het dossier.

Taken toewijzen en beheren voor bezoeken

Plan bezoeken toe aan medewerkers en wijs bezoeken indien nodig opnieuw toe om werkbelasting of planning te beheren.

Bezoeken plannen en teams toewijzen

1. Open Planner en klik op Bezoek plannen om de planningsbalk te openen.
2. Sleep een activiteit of sjabloon vanuit de zijbalk naar de dag waarop u wilt plannen.
3. Vul het formulier Nieuw bezoek in met locatie, datum en begin- en eindtijd.
4. Kies één of meerdere Toegwezen personen die toegang hebben tot die locatie. Technici zien alleen zichzelf.
5. Schakel eventueel Herziening nodig in als het bezoek gecontroleerd moet worden vóór afsluiting.
6. Klik op Plan om het bezoek te maken.

Opmerkingen:

• De knop Plan is uitgeschakeld totdat locatie, datum, ten minste één toegewezene en geldige tijden zijn ingevuld.
• De begin- en eindtijden van het bezoek moeten binnen de bezoeksdatum vallen (geen overnachtingsbezoeken).

Bezoek opnieuw toewijzen

Verplaats een gepland of lopend bezoek naar andere medewerkers indien nodig.

1. Open op de webpagina Bezoeken het bezoek om de details te tonen.
2. Klik onderaan in de zijbalk op Opnieuw toewijzen.
3. Schakel in het venster Bezoek opnieuw toewijzen de te vervangen medewerkers uit en voeg nieuwe toegewezen personen toe met toegang tot de locatie.
4. Bevestig met Opnieuw toewijzen.

Het bezoek en de nog openstaande taken worden naar de nieuwe toegewezen personen verplaatst.

Opmerkingen:

• Ten minste één toegewezen persoon moet behouden blijven.
• Alleen bezoeken met de status Gepland of In uitvoering kunnen opnieuw worden toegewezen.
• Voltooide of lopende taken blijven bij de oorspronkelijke medewerker.
• Alleen Managers en hoger kunnen bezoeken opnieuw toewijzen; technici hebben hier geen toegang toe.

Bulkwijzigingen voor dossiertoewijzing en vervolgwerk

Werk meerdere dossiers tegelijkertijd bij wat betreft status, toewijzing, opmerkingen of vervolgwerk in één handeling.

1. Selecteer op de lijst Dossiers de dossiers die u wilt bijwerken.
2. Klik op Bulkwijziging in de selectiebalk.
3. Schakel de gewenste wijzigingen in, zoals Toewijzen, Status wijzigen, Opmerking toevoegen of Vervolg plannen.
4. Voer de wijzigingen uit.
5. Bekijk het resultaatvenster met het aantal bijgewerkte, overgeslagen of mislukte dossiers.

Opmerkingen:

• Technici kunnen alleen Status wijzigen (Start) en Opmerking toevoegen uitvoeren. Toewijzing, afsluiten en planning vereisen een Manager-rol of hoger.
• Bulkwijzigingen die toewijzing of afsluiten omvatten worden volledig geweigerd als een van de dossiers niet bijgewerkt kan worden.
• Dossiers die de wijzigingen niet accepteren (zoals gesloten dossiers) worden overgeslagen en gerapporteerd.