Taken en teams toewijzen

Gebruik deze handleiding om geplande bezoeken, meldingen en opvolgwerk toe te wijzen aan uzelf, een collega of meerdere medewerkers.

Gepland werk toewijzen bij het plannen van een bezoek

Kies de medewerkers die het bezoek en de bijbehorende jobs moeten ontvangen terwijl u het plant.

1. Open Planner en selecteer Eerste bezoek plannen of Bezoek inplannen.
2. Sleep een activiteit of sjabloon uit de zijbalk Planning naar de gewenste dag. U kunt ook een aanbevelingskaart selecteren nadat u Inplannen heeft ingeschakeld.
3. Stel in Nieuw bezoek de locatie, datum en eventueel gewenste tijden in.
4. Kies onder Verantwoordelijken de medewerker(s) voor het bezoek.
5. Selecteer Plannen.

Er kunnen alleen actieve organisatiedeelnemers worden geselecteerd met toegang tot de locatie. Er is geen competentiefilter.

Verantwoordelijken wijzigen voor een bezoek

Vereiste rol: Manager of hoger

Een gepland of lopend bezoek opnieuw toewijzen als andere medewerkers het resterende werk moeten uitvoeren.

1. Open Bezoeken en selecteer het bezoek.
2. Kies in de detailzijbalk Opnieuw toewijzen.
3. Verwijder in Bezoek opnieuw toewijzen de medewerkers die het werk niet langer moeten ontvangen en voeg vervangers toe onder Verantwoordelijken.
4. Selecteer Opnieuw toewijzen.

Het bezoek en de openstaande jobs worden toegewezen aan de nieuwe medewerkers. Jobs die al voltooid zijn of in uitvoering zijn blijven bij de oorspronkelijke medewerker. Er moet altijd minimaal één medewerker toegewezen blijven en elke geselecteerde medewerker moet toegang hebben tot de locatie van het bezoek.

Direct opnieuw toewijzen vanuit de planner

Vereiste rol: Manager of hoger

1. Open Planner en selecteer de bezoekkaart.
2. Wijzig de Verantwoordelijken.
3. Selecteer Opslaan.

Er is geen aparte knop voor opnieuw toewijzen in de planner. Het bewerken van de Verantwoordelijken van de bezoekkaart en het kiezen van Opslaan wijst het bezoek opnieuw toe.

Een melding toewijzen aan een teamlid

Vereiste rol: Eigenaar, Beheerder of Manager

Wijs een melding toe wanneer één persoon verantwoordelijk moet zijn voor het onderzoeken en oplossen ervan.

1. Open de melding.
2. Open het actiesmenu en selecteer Toewijzen. Kies Opnieuw toewijzen als de melding al een eigenaar heeft.
3. Selecteer een teamlid in het dialoogvenster en bevestig.

In de meldingsdetails staat in plaats van Niet toegewezen de gekozen persoon bij Toegewezen aan. De lijst bevat gebruikers met toegang tot de locatie van de melding. Automatisch aangemaakte meldingen worden zonder eigenaar aangemaakt; BriqSafe wijst deze niet automatisch toe op basis van rol.

Opvolgwerk toevoegen aan een melding

Koppel de activiteiten die nodig zijn om een melding op te lossen en plan deze eventueel in als jobs.

1. Open de melding en selecteer het tabblad Details.
2. Kies onder Taken voor Activiteit toevoegen.
3. Selecteer onder Activiteiten één of meerdere activiteitstypen. Elke activiteit heeft een frequentie.
4. Als er gekoppelde open meldingen zijn, vink Toepassen op gekoppelde open meldingen aan wanneer hetzelfde werk ook hieraan moet worden toegevoegd.
5. Als u jobs kunt plannen, laat dan Bezoek opvolging plannen aangevinkt om een bezoek aan te maken of uit te breiden. Kies de modus Bezoek en selecteer vervolgens Nieuw bezoek aanmaken of Toevoegen aan bestaand bezoek.
6. Bij Nieuw bezoek aanmaken stelt u een Vervaldatum in en kiest u een Verantwoordelijke. Bij Toevoegen aan bestaand bezoek kiest u een Aankomend bezoek.
7. Selecteer Aanmaken en plannen. Als plannen is uitgeschakeld, klik dan op Opvolging aanmaken.

Gebruikers zonder planningstoegang zien Bezoek opvolging plannen niet, maar kunnen de activiteiten wel koppelen. Opvolgactiviteiten zijn activiteiten uit het controleschema die in jobs worden ingepland; het zijn geen checklistitems binnen de melding. Het koppelen van opvolgwerk verplaatst een melding in status Open of Te beoordelen naar In uitvoering. Gesloten meldingen accepteren geen nieuw opvolgwerk.

Meerdere meldingen tegelijk toewijzen

Vereiste rol voor het toewijzen van meldingen: Manager, Beheerder of Eigenaar

1. Open de lijst Meldingen en selecteer de gewenste regels.
2. Kies in de selectieknop Bulk wijzigen.
3. Zet Toewijzen aan en selecteer de gewenste verantwoordelijke.
4. Voer de wijziging uit en bekijk het resultaatvenster.

Het resultaatvenster laat zien hoeveel meldingen zijn bijgewerkt, overgeslagen of mislukt. Als een batch een toewijzing of sluitingsactie bevat en deze niet volledig kan worden uitgevoerd, wordt de hele batch geweigerd; er vindt geen gedeeltelijke wijziging plaats. Meldingen die de wijziging niet accepteren, zoals gesloten meldingen, worden overgeslagen en opgenomen in het rapport.