Asignar tareas y equipos

Este artículo explica cómo asignar trabajos planificados y actividades de seguimiento a uno mismo, a un compañero o a todo un equipo en BriqSafe. Cubre el proceso de asignación de tareas y la distribución de equipos dentro de la gestión de casos y visitas, dirigido a ingenieros y gestores que trabajan con trabajos y casos.

Nota

Rol requerido: Manager (para asignar y vincular tareas); Ingeniero (para añadir actividades de seguimiento y acciones relacionadas con trabajos)

Asignar casos a miembros del equipo

Asigne un caso a un miembro responsable del equipo para dotarle de responsabilidad en su investigación y resolución.

1. Abra el caso que desea asignar.
2. Abra el menú Acciones.
3. Seleccione Asignar (o Reasignar si el caso ya está asignado).
4. En el diálogo, elija un miembro del equipo de la lista de usuarios que tienen acceso al emplazamiento del caso.
5. Confirme la asignación.

El campo Asignado a en los detalles del caso mostrará entonces la persona seleccionada en lugar de Sin asignar.

Nota: Solo los usuarios con rol de Propietario, Administrador o Manager pueden asignar o reasignar casos. Los casos creados automáticamente llegan sin asignar y no tienen asignación automática por roles.

Añadir actividades de seguimiento a un caso

Vincule los trabajos de subsanación que deben realizarse para resolver el caso añadiendo actividades de seguimiento.

1. Abra el caso.
2. Vaya a la pestaña Detalles.
3. Despliegue la sección Tareas y pulse Añadir tarea.
4. En el diálogo, seleccione uno o más tipos de actividad bajo Actividades. Cada actividad tiene una frecuencia asociada.
5. Si el caso tiene casos abiertos vinculados, use la opción Aplicar a casos abiertos vinculados para replicar el trabajo de seguimiento en esos casos.
6. Para usuarios con permiso para programar trabajos, la opción Programar visita de seguimiento está activada por defecto:
7. Si la programación está desactivada, finalice pulsando Crear seguimiento para vincular las actividades sin programar una visita.

Vincular trabajo de seguimiento cambiará el estado del caso en Abierto o Para revisión a En progreso.

Notas:

• Las actividades de seguimiento son actividades del esquema de control que se programan en trabajos, no elementos de lista dentro del caso.
• Los usuarios sin permiso para programar trabajos no ven las opciones de programación pero pueden vincular actividades.
• No se pueden añadir actividades de seguimiento a casos cerrados.

Vincular casos relacionados

Agrupe casos que comparten una causa raíz para coordinar el trabajo de forma eficaz.

1. Abra un caso.
2. Vaya a la pestaña Detalles.
3. Despliegue la sección Casos vinculados.
4. Pulse Vincular caso y seleccione uno o varios casos relacionados en el mismo emplazamiento.

Los casos vinculados aparecen en la sección de casos vinculados de ambos casos, cada uno con un enlace Ver, y pueden desvincularse desde el mismo lugar.

Nota: Solo los roles de Propietario, Administrador y Manager pueden vincular o desvincular casos. La vinculación se desactiva cuando el caso está cerrado. Al añadir actividades de seguimiento, opcionalmente puede aplicarlas a casos abiertos vinculados en un solo paso.

Vincular activos y sistemas a un caso

Conecte el equipo o la instalación relevante al caso, más allá del activo primario elegido en la creación.

1. Abra el caso.
2. Seleccione la pestaña Detalles.
3. Despliegue la sección Activos vinculados o Sistemas vinculados.
4. Pulse Vincular activo o Vincular sistema y elija el elemento a vincular.

El activo primario aparece primero con la etiqueta Primario y no puede desvincularse. Otros activos o sistemas vinculados pueden desvincularse.

Nota: Vincular activos o sistemas solo requiere permisos para actualizar casos, menos restrictivo que vincular casos relacionados (solo managers). Los controles de vinculación desaparecen tras el cierre del caso.

Asignar y gestionar tareas para visitas

Asigne visitas planificadas a los trabajadores y reasigne visitas según sea necesario para gestionar cargas de trabajo o conflictos de programación.

Programar visitas y asignar equipos

1. Abra Planificador y pulse Planificar visita para abrir la barra lateral de planificación.
2. Arrastre una actividad o plantilla desde la barra lateral al día en que desea programar.
3. En el formulario Nueva visita, configure el emplazamiento, fecha, hora de inicio y fin.
4. Elija uno o varios Asignados con acceso a ese emplazamiento. Los usuarios con rol de ingeniero solo ven su propio nombre.
5. Opcionalmente, active Necesita revisión si la visita debe revisarse antes de cerrarse.
6. Pulse Programar para crear la visita.

Notas:

• El botón Programar estará desactivado hasta que se indiquen emplazamiento, fecha, al menos un asignado y horarios válidos.
• Las horas de inicio y fin deben estar dentro del mismo día (no hay visitas nocturnas).

Reasignar una visita

Mueva una visita programada o en progreso a otros trabajadores si es necesario.

1. En la página web Visitas, seleccione la visita para abrir la barra lateral de detalles.
2. Pulse Reasignar en el pie de la barra lateral.
3. En el diálogo Reasignar visita, desmarque a los trabajadores a reemplazar y añada nuevos asignados con acceso al emplazamiento de la visita.
4. Confirme con Reasignar.

La visita y los trabajos pendientes se trasladarán a los nuevos asignados.

Notas:

• Debe quedar al menos un asignado.
• Sólo las visitas en estado Programado o En progreso pueden reasignarse.
• Los trabajos ya iniciados o terminados conservan el trabajador original.
• Solo los roles Manager o superiores pueden reasignar visitas; los ingenieros no tienen acceso a esta función.

Cambios masivos para asignación y seguimiento de casos

Actualice el estado, asignación, comentarios o trabajo de seguimiento de múltiples casos en una sola acción.

1. En la lista de Casos, seleccione los casos a actualizar.
2. Pulse Cambio masivo en la barra de selección.
3. Active los cambios que desea aplicar, como Asignar, Cambiar estado, Añadir comentario o Programar seguimiento.
4. Aplique los cambios.
5. Revise el diálogo de resultados, que muestra cuántos casos fueron actualizados, omitidos o fallaron.

Notas:

• Los ingenieros solo pueden acceder a las acciones Cambiar estado (Inicio) y Añadir comentario. Asignar, cerrar y programar requieren rol Manager o superior.
• Los cambios masivos que incluyan asignación o cierre se rechazan si algún caso no puede actualizarse.
• Los casos que no admitan los cambios (por ejemplo, casos cerrados) se omiten y se informan.