Utilisez ce guide pour attribuer des visites planifiées, des cas et des travaux de suivi à vous-même, un collègue ou plusieurs collaborateurs.
Attribuer un travail planifié lors de la programmation d'une visite
Choisissez les collaborateurs qui doivent recevoir la visite et ses tâches lors de sa planification.
- Ouvrez Scheduler et sélectionnez Plan visit.
- Faites glisser une activité ou un modèle depuis la barre latérale Planning vers le jour souhaité. Vous pouvez également sélectionner une carte de recommandation après avoir activé To plan.
- Dans New Visit, définissez le lieu, la date et les horaires si nécessaire.
- Sous Assignees, sélectionnez le ou les collaborateurs pour la visite.
- Sélectionnez Schedule.
Seuls les membres actifs de l'organisation ayant accès au lieu peuvent être sélectionnés. Aucun filtre de compétence n'est appliqué.
Modifier les collaborateurs assignés à une visite
Rôle requis : Manager ou supérieur
Réattribuez une visite planifiée ou en cours lorsque d'autres collaborateurs doivent réaliser les travaux restants.
- Ouvrez Visits et sélectionnez la visite.
- Sélectionnez Reassign dans la barre latérale de détail.
- Dans Reassign Visit, retirez les collaborateurs qui ne doivent plus effectuer le travail et ajoutez les remplaçants sous Assignees.
- Sélectionnez Reassign.
La visite et ses tâches en attente sont transférées aux nouveaux collaborateurs. Les tâches déjà terminées ou en cours conservent leur collaborateur initial. Au moins un collaborateur doit rester assigné, et chaque collaborateur sélectionné doit avoir accès au lieu de la visite.
Réaffecter directement depuis le planificateur
Rôle requis : Manager ou supérieur
- Dans Scheduler, sélectionnez la carte de la visite.
- Modifiez Assignees.
- Sélectionnez Save.
Il n'y a pas de bouton de réaffectation distinct dans le planificateur. Modifier les Assignees de la carte de visite puis sélectionner Save réaffecte la visite.
Attribuer un cas à un membre de l'équipe
Rôle requis : Owner, Administrateur ou Manager
Attribuez un cas lorsqu'une personne nommée doit être responsable de son investigation et de sa résolution.
- Ouvrez le cas.
- Ouvrez le menu des actions et sélectionnez Assign. Choisissez Reassign si le cas possède déjà un responsable.
- Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un membre de l'équipe et confirmez.
Le détail du cas affiche la personne sélectionnée sous Assigned To au lieu de Unassigned. La liste contient les utilisateurs ayant accès au lieu du cas. Les cas créés automatiquement arrivent non assignés ; BriqSafe ne les attribue pas automatiquement par rôle.
Ajouter un travail de suivi à un cas
Associez les activités nécessaires à la résolution d’un cas et, si nécessaire, planifiez-les comme tâches.
- Ouvrez le cas et sélectionnez l’onglet Details.
- Sous Tasks, sélectionnez Add task.
- Sous Activities, choisissez un ou plusieurs types d’activités. Chaque activité a une fréquence.
- Si le cas possède des cas liés ouverts, sélectionnez Apply to linked open cases pour ajouter le même travail à ceux-ci.
- Si vous pouvez planifier des tâches, laissez sélectionné Schedule follow-up visit pour créer ou prolonger une visite. Choisissez le mode Visit, puis sélectionnez Create a new visit ou Add to an existing visit.
- Pour Create a new visit, définissez la Due date et choisissez un Assignee. Pour Add to an existing visit, sélectionnez une Upcoming visit.
- Sélectionnez Create and schedule. Si la planification est désactivée, sélectionnez Create follow-up.
Les utilisateurs incapables de planifier des tâches ne voient pas Schedule follow-up visit, mais peuvent néanmoins associer les activités. Les travaux de suivi sont des activités du schéma de contrôle planifiées sous forme de tâches ; ce ne sont pas des éléments de liste de contrôle à l’intérieur du cas. Lier un travail de suivi déplace un cas en Open ou To Review vers In Progress. Les cas clôturés n’acceptent pas de nouveaux travaux de suivi.
Attribuer plusieurs cas en une seule action
Rôle requis pour l’attribution : Manager, Administrateur ou Owner
- Ouvrez la liste des Cases et sélectionnez les lignes souhaitées.
- Dans la barre de sélection, choisissez Bulk change.
- Activez Assign et sélectionnez l’assigné désiré.
- Appliquez la modification et consultez la boîte de dialogue des résultats.
La boîte de dialogue des résultats indique le nombre de cas mis à jour, ignorés ou ayant échoué. Un lot contenant une action d’assignation ou de clôture est refusé dans son intégralité s’il ne peut pas être traité ; aucun changement partiel n’est effectué. Les cas ne pouvant accepter le changement, tels que les cas clôturés, sont ignorés et signalés.