Attribuer des tâches et des équipes

Cet article explique comment attribuer des travaux planifiés et des tâches de suivi à vous-même, à un collègue ou à une équipe entière dans BriqSafe. Il couvre le processus d’attribution des tâches et la répartition des équipes dans la gestion des dossiers et des visites, destiné aux ingénieurs et aux responsables travaillant sur les travaux et les dossiers.

Remarque

Rôle requis : Responsable (pour l’attribution et le lien des tâches) ; Ingénieur (pour ajouter des activités de suivi et des actions liées aux travaux)

Attribuer des dossiers aux membres de l’équipe

Attribuez un dossier à un membre responsable de l’équipe pour qu’il prenne en charge son analyse et sa résolution.

1. Ouvrez le dossier que vous souhaitez attribuer.
2. Ouvrez le menu Actions.
3. Sélectionnez Attribuer (ou Réattribuer si le dossier est déjà attribué).
4. Dans la fenêtre, choisissez un membre de l’équipe parmi les utilisateurs ayant accès au lieu du dossier.
5. Confirmez l’attribution.

Le champ Attribué à dans les détails du dossier affichera alors la personne sélectionnée au lieu de Non attribué.

Remarque : Seuls les utilisateurs ayant les rôles Propriétaire, Administrateur ou Responsable peuvent attribuer ou réattribuer des dossiers. Les dossiers créés automatiquement arrivent non attribués et ne bénéficient pas d’une attribution automatique selon les rôles.

Ajouter des activités de suivi à un dossier

Ajoutez les travaux de remédiation nécessaires pour résoudre le dossier en incluant des activités de suivi.

1. Ouvrez le dossier.
2. Allez à l’onglet Détails.
3. Développez la section Tâches et cliquez sur Ajouter une tâche.
4. Dans la fenêtre, sélectionnez un ou plusieurs types d’activités sous Activités. Chaque activité est associée à une fréquence.
5. Si le dossier a des dossiers liés ouverts, utilisez l’option Appliquer aux dossiers liés ouverts pour dupliquer les travaux de suivi sur ces dossiers.
6. Pour les utilisateurs autorisés à planifier des travaux, l’option Planifier une visite de suivi est activée par défaut :
7. Si la planification est désactivée, terminez en cliquant sur Créer le suivi pour lier les activités sans planifier de visite.

Lier un travail de suivi fait passer un dossier en statut Ouvert ou À revoir à En cours.

Remarques :

• Les activités de suivi sont des activités du schéma de contrôle qui s’intègrent dans les travaux planifiés, et non des éléments de liste de contrôle internes au dossier.
• Les utilisateurs sans droit de planification ne voient pas les options de planification mais peuvent toujours lier des activités.
• Il n’est pas possible d’ajouter des travaux de suivi à des dossiers clôturés.

Lier des dossiers liés

Regroupez des dossiers partageant une cause racine pour coordonner efficacement les travaux.

1. Ouvrez un dossier.
2. Allez à l’onglet Détails.
3. Développez la section Dossiers liés.
4. Cliquez sur Lier un dossier, puis sélectionnez un ou plusieurs dossiers associés au même lieu.

Les dossiers liés apparaissent dans la section des dossiers liés pour chacun des dossiers, avec un lien Afficher, et peuvent être délier depuis le même emplacement.

Remarque : Seuls les rôles Propriétaire, Administrateur et Responsable peuvent lier ou délier des dossiers. Le lien est désactivé une fois le dossier clôturé. Lors de l’ajout d’activités de suivi, vous pouvez les appliquer aux dossiers liés ouverts en une seule étape.

Lier des équipements et systèmes à un dossier

Associez le matériel ou l’installation pertinente à un dossier au-delà de l’équipement principal choisi lors de la création.

1. Ouvrez le dossier.
2. Sélectionnez l’onglet Détails.
3. Développez la section Équipements liés ou Systèmes liés.
4. Cliquez sur Lier un équipement ou Lier un système puis choisissez l’élément à associer.

L’équipement principal apparaît en premier avec un badge Principal et ne peut être délier. Les autres équipements ou systèmes liés peuvent être délier.

Remarque : Lier des équipements ou systèmes requiert uniquement des droits de mise à jour du dossier, ce qui est moins restrictif que de lier des dossiers liés (réservé aux responsables). Les contrôles de liaison disparaissent après la clôture du dossier.

Attribuer et gérer les tâches pour les visites

Attribuez des visites planifiées aux intervenants et réaffectez les visites si nécessaire pour gérer les charges de travail ou les conflits de planning.

Planifier les visites et attribuer les équipes

1. Ouvrez le Planificateur et cliquez sur Planifier une visite pour ouvrir la barre latérale de planification.
2. Glissez une activité ou un modèle depuis la barre latérale sur le jour souhaité.
3. Dans le formulaire Nouvelle visite, définissez le lieu, la date, l’heure de début et l’heure de fin.
4. Choisissez un ou plusieurs Responsables ayant accès à ce lieu. Les utilisateurs avec rôle ingénieur ne voient que leur propre nom.
5. Activez éventuellement À vérifier si la visite doit être contrôlée avant clôture.
6. Cliquez sur Planifier pour créer la visite.

Remarques :

• Le bouton Planifier est désactivé tant que le lieu, la date, au moins un responsable et des heures valides ne sont pas définis.
• Les heures de début et de fin doivent correspondre au jour de la visite (pas de visite de nuit).

Réaffecter une visite

Déplacez une visite planifiée ou en cours vers des intervenants différents si besoin.

1. Sur la page web Visites, sélectionnez la visite pour ouvrir sa barre latérale de détails.
2. Cliquez sur Réaffecter en bas de la barre latérale.
3. Dans la fenêtre Réaffecter la visite, désélectionnez les intervenants remplacés et ajoutez les nouveaux responsables ayant accès au lieu de la visite.
4. Confirmez en cliquant sur Réaffecter.

La visite et ses travaux encore en attente seront transférés aux nouveaux responsables.

Remarques :

• Au moins un responsable doit rester affecté.
• Seules les visites en statut Planifiée ou En cours peuvent être réaffectées.
• Les travaux déjà réalisés ou en cours conservent leur intervenant original.
• Seuls les responsables et les rôles supérieurs peuvent réaffecter des visites ; les ingénieurs n’y ont pas accès.

Modifications groupées pour l’attribution de dossiers et le suivi

Mettez à jour le statut, l’attribution, les commentaires ou les travaux de suivi de plusieurs dossiers en une seule action.

1. Dans la liste Dossiers, sélectionnez les dossiers à mettre à jour.
2. Cliquez sur Modification groupée dans la barre de sélection.
3. Activez les modifications que vous souhaitez appliquer, telles que Attribuer, Changer le statut, Ajouter un commentaire ou Planifier un suivi.
4. Appliquez les modifications.
5. Consultez la fenêtre de résultats, qui indique combien de dossiers ont été mis à jour, ignorés ou échoués.

Remarques :

• Les ingénieurs n’ont accès qu’aux actions Changer le statut (démarrer) et Ajouter un commentaire. L’attribution, la clôture et la planification nécessitent un rôle Responsable ou supérieur.
• Les modifications groupées incluant une attribution ou une clôture sont refusées dans leur intégralité si un dossier ne peut être mis à jour.
• Les dossiers ne pouvant pas accepter les modifications (par exemple les dossiers clôturés) sont ignorés et signalés.