Teken een tegenhandtekening van de locatievertegenwoordiger

Dit artikel legt uit hoe u tijdens het afsluiten van een bezoek de handtekening van een vertegenwoordiger van het gebouw kunt verzamelen naast die van de monteur, zodat wordt voldaan aan de compliance-eisen van uw organisatie. Dit is bedoeld voor monteurs die op locatie werken.

Opmerking

Vereiste rol: Monteur

Een tegenhandtekening van de locatievertegenwoordiger verzamelen

Als uw organisatie tegenhandtekeningen vereist heeft ingeschakeld, moet u tijdens het afsluiten van een bezoek de handtekening van de vertegenwoordiger registreren.

1. Op het scherm Bezoek afsluiten vindt u het tabblad Vertegenwoordiger naast het tabblad Bevestigen. Opmerking: dit tabblad verschijnt alleen als tegenhandtekeningen zijn ingeschakeld.
2. Open het tabblad Vertegenwoordiger.
3. Vul de Naam en de Rol van de vertegenwoordiger in.
4. Laat de vertegenwoordiger zijn of haar handtekening op het handtekeningveld zetten.
5. Ga terug naar het tabblad Bevestigen en rond het bezoekafsluitproces af zoals gebruikelijk.

Belangrijke opmerkingen over het indienen van de tegenhandtekening

• Als het veld Naam of Rol leeg blijft, wordt de ingevulde handtekening automatisch verwijderd zonder waarschuwing. Het bezoek wordt afgesloten alsof er geen tegenhandtekening is vastgelegd, mits deze optioneel is.
• Wanneer uw organisatie een handtekening van de locatievertegenwoordiger vereist en deze ontbreekt, wordt het bezoek wel afgesloten maar gemarkeerd voor nader onderzoek wegens een ontbrekende handtekening.
• Als het tabblad Vertegenwoordiger niet zichtbaar is, betekent dit dat tegenhandtekeningen niet zijn ingeschakeld voor uw organisatie.

Bezoek afsluiten op mobiel met tegenhandtekening

Volg deze stappen om een bezoek op de mobiele app af te sluiten en handtekeningen te verzamelen.

1. Voltooi of sla de taken op locatie over.
2. Tik op Bezoek afsluiten in de takenlijst.
3. Controleer op het tabblad Bevestigen het TAKENOVERZICHT voor Voltooide taken, Niet uitvoerbaar, en Niet voltooid.
4. Zet uw (monteurs) handtekening of vink het bevestigingsvakje aan om de handtekening te wissen.
5. Als tegenhandtekeningen zijn ingeschakeld, ga dan naar het tabblad Vertegenwoordiger en registreer de handtekening van de vertegenwoordiger zoals hierboven beschreven.
6. Ga terug naar het tabblad Bevestigen en tik op Bezoek afsluiten.
7. Als er openstaande taken zijn of een verplichte tegenhandtekening ontbreekt, bevestig dan het bericht Bezoek afsluiten? door op Afsluiten te tikken.

Wat u kunt verwachten

• Na het afsluiten wordt het bezoek op uw apparaat vergrendeld. Taken kunnen daarna niet meer worden aangepast op mobiel.
• Openstaande taken worden automatisch als overgeslagen geregistreerd en voor controle gemarkeerd.
• Als er geen taken zijn voltooid, wordt het bezoek geregistreerd als Overgeslagen. Eventuele opmerkingen die u invoert, dienen als reden voor overslaan.

Bezoek afronden in de webapp met tegenhandtekening

Volg deze procedure om een bezoek te voltooien en handtekeningen te verzamelen in de webapp:

1. Open de betreffende Locatie en ga naar het tabblad Bezoeken.
2. Selecteer het te voltooien bezoek en klik op Bezoek afronden.
3. Controleer in het venster de status van taken op het tabblad Bevestigen. Opmerking: openstaande taken worden bij afsluiten overgeslagen.
4. Voeg eventueel opmerkingen toe in het veld Notities (optioneel).
5. Zet de handtekening van de monteur op het veld Teken hier of vink het bevestigingsvakje aan om te verklaren dat alle taken zijn voltooid of met geldige reden zijn overgeslagen. Beide opties wissen elkaar indien gewenst.
6. Als tegenhandtekeningen zijn ingeschakeld, ga naar het tabblad Vertegenwoordiger en voer de Naam, Rol in en registreer de handtekening van de vertegenwoordiger.
7. Kies onderaan voor Bezoek afronden.
8. Als openstaande taken of een verplichte tegenhandtekening ontbreken, bevestig dan het bericht Bezoek afsluiten? dat aangeeft wat wordt overgeslagen of gemarkeerd, door op Afsluiten te klikken.

Belangrijke aandachtspunten voor afsluiten in de webapp

• Een handtekening zetten vereist een duidelijk zichtbare markering; een enkele klik registreert geen handtekening.
• De handtekening van de vertegenwoordiger wordt geweigerd als het veld Naam of Rol leeg is. Het dialoogvenster blijft gericht op het tabblad Vertegenwoordiger totdat deze velden zijn ingevuld of de handtekening is verwijderd.
• De velden Naam, Rol en Handtekening in het tabblad Vertegenwoordiger vormen een set met een sterretje. Leeg laten blokkeert het afsluiten niet, maar het bezoek wordt wel gemarkeerd als tegenhandtekening verplicht is.
• Handtekeningafbeeldingen groter dan 5 MB worden geweigerd; het bezoek kan pas worden afgerond wanneer een kleinere handtekening wordt aangeboden.
• Openstaande taken gaan niet verloren; ze worden na afsluiten als overgeslagen genoteerd voor nabeschouwing.