Cet article explique comment recueillir une contre-signature du représentant du bâtiment en plus de la signature de l’ingénieur lors de la clôture de visite, afin de répondre aux exigences de conformité de votre organisation. Il s’adresse aux ingénieurs effectuant des interventions sur site.
RemarqueRôle requis : Ingénieur
Collecte de la contre-signature du représentant du bâtiment
Lorsque la fonction de contre-signature est activée pour votre organisation, vous devez enregistrer la signature du représentant du bâtiment lors de la clôture de la visite.
- Dans l’écran Clôturer la visite, localisez l’onglet Représentant à côté de l’onglet Validation. Remarque : cet onglet apparaît uniquement si la contre-signature est activée.
- Ouvrez l’onglet Représentant.
- Saisissez le Nom et la Fonction du représentant du bâtiment.
- Faites signer le représentant sur la zone de signature.
- Revenez à l’onglet Validation et procédez à la clôture de la visite comme d’habitude.
Notes importantes sur la soumission des contre-signatures
- Si le champ Nom ou Fonction est laissé vide, la signature tracée sera automatiquement ignorée. La visite est alors clôturée comme si aucune contre-signature n’avait été enregistrée, sans avertissement si la contre-signature est facultative.
- Si la signature du représentant est obligatoire mais absente, la visite sera tout de même clôturée, mais signalée pour examen en raison de cette absence.
- Si l’onglet Représentant est invisible, cela signifie que la contre-signature n’est pas activée pour votre organisation.
Clôture d’une visite sur mobile avec contre-signature
Procédez à la clôture et à la capture des signatures dans l’application mobile comme suit :
- Terminez ou passez les tâches prévues sur le site.
- Appuyez sur Clôturer la visite dans la liste des tâches.
- Dans l’onglet Validation, vérifiez le RÉSUMÉ DE LA VISITE avec les nombres de Tâches terminées, Impossible à terminer et Non terminées.
- Tracez votre signature (celle de l’opérateur) ou cochez la case de confirmation pour annuler la signature.
- Si la contre-signature est activée, basculez vers l’onglet Représentant et complétez la signature du représentant selon les étapes ci-dessus.
- Revenez à l’onglet Validation et appuyez de nouveau sur Clôturer la visite.
- Si des tâches sont ouvertes ou si une contre-signature obligatoire est manquante, confirmez l’invite Clôturer cette visite ? en appuyant sur Clôturer.
À quoi s’attendre
- La clôture verrouille la visite sur votre appareil. Les tâches ne peuvent plus être modifiées ensuite sur mobile.
- Les tâches en cours laissées ouvertes lors de la clôture sont automatiquement mises en statut passé et enregistrées pour examen.
- Si aucune tâche n’a été réalisée, la visite est enregistrée comme Passée. Tout commentaire saisi devient alors le motif du passage.
Clôture d’une visite dans l’application web avec contre-signature
Pour finaliser une visite et capturer les signatures via l’application web :
- Ouvrez la Localisation concernée et accédez à son onglet Visites.
- Sélectionnez la visite à clôturer puis choisissez Terminer la visite.
- Dans la fenêtre, vérifiez l’état des tâches dans l’onglet Validation. Remarque : les tâches ouvertes seront mises en statut passé lors de la clôture.
- Ajoutez éventuellement des notes dans le champ Notes (optionnel).
- Tracez la signature de l’opérateur dans la zone Signer ici ou cochez la case de confirmation indiquant que les tâches sont terminées ou passées avec motif valable. Ces deux options sont exclusives.
- Si la contre-signature est activée, basculez sur l’onglet Représentant, saisissez le Nom, la Fonction du représentant et capturez sa signature.
- Cliquez sur Terminer la visite dans le pied de page.
- Si des tâches sont ouvertes ou si une contre-signature obligatoire fait défaut, confirmez l’invite Clôturer cette visite ? qui affiche ce qui sera passé ou signalé en cliquant sur Clôturer.
Considérations importantes pour la clôture via l’application web
- Pour valider une signature, un tracé visible est nécessaire ; un simple clic ne suffit pas à enregistrer une signature.
- La signature du représentant sera refusée si les champs Nom ou Fonction sont vides. La fenêtre se repositionne alors automatiquement sur l’onglet Représentant jusqu’à ce que ces champs soient remplis ou que la signature soit effacée.
- Les champs Nom, Fonction et Signature de l’onglet Représentant sont regroupés et marqués par des astérisques. Les laisser vides ne bloque pas la clôture mais la visite sera signalée si la contre-signature est requise.
- Les images de signature supérieures à 5 Mo sont rejetées ; la visite ne pourra être clôturée qu’avec une signature de taille inférieure.
- Les tâches ouvertes ne sont pas perdues, elles sont enregistrées comme passées pour examen ultérieur.