Créer un dossier à partir d’un équipement ou d’une zone

Cet article explique comment créer un dossier pour signaler une non-conformité détectée sur un équipement, un système ou une zone, afin qu’elle puisse être suivie et corrigée. Il s’adresse aux ingénieurs en gestion des équipements et suivi des dossiers dans BriqSafe.

Remarque

Rôle requis : Ingénieur pour créer et modifier des dossiers ; Manager, Administrateur ou Propriétaire nécessaires pour attribuer, clôturer ou lier des dossiers.

Créer un dossier à partir d’un équipement ou d’une zone

Créez un dossier manuellement pour enregistrer un problème détecté nécessitant un suivi et une correction.

1. Accédez à Emplacements et sélectionnez l’emplacement concerné.
2. Ouvrez l’onglet Dossiers.
3. Cliquez sur Nouveau dossier.
4. Dans le panneau latéral, renseignez l’Équipement lié au problème. Ce champ est obligatoire. Si vous êtes parti de la vue d’un équipement, ce champ est prérempli et masqué.
5. Indiquez un Titre décrivant le problème. Ce champ est obligatoire.
6. Sélectionnez une Gravité — Courante ou Critique. La gravité par défaut est Courante et ne bloque jamais la validation du formulaire.
7. Facultativement, ajoutez une Description pour détailler davantage le problème.
8. Ajoutez les Paramètres pertinents si le dossier est lié à des valeurs mesurées spécifiques.
9. Ajoutez les travaux de suivi via Ajouter une activité pour relier les tâches à réaliser.
10. Ajoutez les fichiers justificatifs sous Pièces jointes après création du dossier (jusqu’à cinq fichiers, un par un).
11. Cliquez sur Créer dossier pour terminer. Le dossier créé commence avec le statut Ouvert et n’est pas attribué.

Gérer les dossiers existants d’un équipement

Consultez les dossiers déjà ouverts sur un équipement et créez-en de nouveaux liés à celui-ci.

1. Ouvrez l’équipement et développez sa section Dossiers.
2. Examinez les dossiers existants listés avec leur titre et gravité. S’il n’y en a pas, le message "Aucun dossier signalé pour cet équipement" apparaît.
3. Cliquez sur Créer un dossier pour ouvrir un nouveau dossier déjà rattaché à cet équipement.

Remarque : Le bouton Créer un dossier est grisé si vous n’avez pas la permission de créer des dossiers. Sans droit de lecture sur les dossiers, la section ne montre aucun dossier, même ceux que vous avez ouverts.

Après la création d’un dossier

Attribuer le dossier

Attribuez un membre de l’équipe responsable de l’enquête et de la résolution du dossier.

Remarque

Seuls les Propriétaires, Administrateurs et Managers peuvent attribuer ou réattribuer un dossier.

1. Ouvrez le dossier.
2. Ouvrez le menu actions et choisissez Attribuer (ou Réattribuer si déjà attribué).
3. Sélectionnez un membre de l’équipe parmi les utilisateurs ayant accès à l’emplacement.
4. Confirmez l’attribution.

Ajouter des activités de suivi

Reliez les activités de remédiation nécessaires pour résoudre le dossier.

1. Ouvrez le dossier et rendez-vous dans l’onglet Détails.
2. Développez la section Tâches et cliquez sur Ajouter une tâche.
3. Choisissez un ou plusieurs types d’activités sous Activités.
4. Si des dossiers ouverts liés existent, vous pouvez appliquer les activités à ces dossiers également.
5. Si vous pouvez planifier les interventions, laissez cochée l’option Planifier une visite de suivi, puis choisissez de Créer une nouvelle visite avec une date d’échéance et un assigné, ou Ajouter à une visite existante parmi les prochaines visites.
6. Validez avec Créer et planifier ou décochez la planification pour simplement Créer le suivi.

Remarque : Les activités de suivi ne sont pas des listes de contrôle, mais des liens vers des interventions planifiées. Les dossiers clôturés ne peuvent plus recevoir de travaux de suivi.

Ajouter des photos et documents

Ajoutez des preuves visuelles ou documentaires pour appuyer le dossier.

1. Ouvrez le dossier et allez dans l’onglet Détails.
2. Développez la section Pièces jointes et cliquez sur Importer.
3. Sélectionnez un fichier JPEG, PNG, WebP ou PDF (jusqu’à 10 Mo). Répétez pour plusieurs fichiers.

Remarque : Les contrôles d’importation et suppression nécessitent les droits de modification des dossiers et sont désactivés lorsque le dossier est fermé.

Gérer les dossiers et liens associés

Lier des dossiers associés

Regroupez les dossiers ayant la même cause racine pour un travail coordonné.

Remarque

Seuls les Propriétaires, Administrateurs et Managers peuvent lier ou délier des dossiers.

1. Ouvrez un dossier et allez dans l’onglet Détails.
2. Développez la section Dossiers liés et cliquez sur Lier un dossier.
3. Sélectionnez un ou plusieurs dossiers associés au même emplacement.
4. Les dossiers liés apparaissent dans chacun des dossiers avec un lien Voir et peuvent être délier ici.

Lier des équipements et systèmes

Connectez des équipements ou systèmes supplémentaires liés au dossier au-delà de l’équipement principal choisi lors de la création.

1. Ouvrez le dossier et accédez à l’onglet Détails.
2. Développez Équipements liés ou Systèmes liés.
3. Cliquez sur Lier un équipement ou Lier un système puis sélectionnez l’élément.

Remarque : L’équipement principal ne peut pas être délier. La liaison d’équipements ou de systèmes requiert uniquement les droits de modification des dossiers. Ces options disparaissent lorsque le dossier est fermé.

Modifier un dossier

Mettre à jour le titre, la description, la gravité ou les conseils avant la clôture du dossier.

1. Ouvrez le dossier et rendez-vous dans l’onglet Général.
2. Modifiez directement le Titre, la Description du problème, la Priorité (gravité) ou les Conseils.
3. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les changements.

Remarque : L’édition en ligne est possible uniquement tant que le dossier est ouvert et pour les utilisateurs disposant des droits de modification. Les paramètres sont modifiés séparément dans l’onglet Détails.

Notes complémentaires

• Les pièces jointes peuvent être ajoutées uniquement après création du dossier.
• Les dossiers débutent non attribués et ouverts.
• Seuls les utilisateurs habilités à créer des dossiers voient les boutons Nouveau dossier ou Créer un dossier.
• Les dossiers créés automatiquement par le moteur de règles apparaissent comme ouverts et non attribués, mais ne peuvent pas être dupliqués pour le même équipement et la même règle tant que le dossier initial est ouvert.