Panoramica della dashboard della posizione

Questo articolo spiega come visualizzare e gestire i documenti all'interno della dashboard di una singola Posizione in BriqSafe. È destinato agli utenti che devono accedere o organizzare certificati, rapporti e altri file archiviati specificamente sotto una Posizione.

Nota

Ruolo richiesto: Visualizzatore (per consultare i documenti), Tecnico (per caricare file)

Consultare i documenti nella dashboard della Posizione

Per visualizzare solo i documenti archiviati per una specifica Posizione senza cercare nell'intera libreria dell'organizzazione, utilizza la scheda Documenti della Posizione.

1. Vai su Posizioni nel menu laterale.
2. Seleziona la Posizione desiderata per aprirne la pagina dettagliata.
3. Clicca sulla scheda Documenti nelle impostazioni della Posizione.
4. La lista dei documenti appare come una griglia di schede riferite esclusivamente alla cartella di questa Posizione.
5. Usa i filtri per affinare la visualizzazione:

• Tipo: scegli tra Tutti, Cartelle o File.
• Ordina per: seleziona Nome, Data di creazione, Data di modifica o Dimensione.
• Ordine: seleziona Crescente o Decrescente.

6. Clicca Aggiorna per ricaricare il contenuto della cartella.
7. Apri una scheda documento per visualizzarne l'anteprima o usa l'opzione Scarica per salvare una copia locale.

Se la cartella non contiene file o sottocartelle, verrà visualizzato il messaggio Questa cartella è vuota.

Note importanti

• Questa scheda mostra solo file e cartelle archiviati sotto la specifica Posizione. I documenti caricati a livello di organizzazione appaiono solo nella libreria Documenti generale e non sono visibili qui.
• La ricerca e il filtro per Posizione funzionano únicamente nella libreria Documenti generale; nella scheda Posizione si naviga manualmente tra le cartelle.
• La generazione di report non è disponibile dalla scheda Documenti della Posizione.
• Il ruolo Visualizzatore può vedere le cartelle ma non ha accesso al menu azioni né alle opzioni dettagliate.

Caricare documenti in una Posizione

Per archiviare un nuovo certificato, foto o file direttamente all’interno di una Posizione, caricalo dalla scheda Documenti della Posizione così che venga archiviato correttamente.

1. Accedi a Posizioni e apri la Posizione desiderata.
2. Seleziona la scheda Documenti.
3. Clicca Carica e scegli File.
4. Seleziona il file da caricare. Il campo Nome verrà compilato automaticamente dal nome del file, ma può essere modificato.
5. Facoltativamente, inserisci una Descrizione e Tag separati da virgola.
6. Clicca Carica per salvare il file sotto la Posizione attuale; non ti verrà mai chiesto di specificare esplicitamente la Posizione.

Se desideri raggruppare i documenti prima del caricamento, crea prima una cartella:

1. All'interno della scheda Documenti, clicca su Nuova cartella.
2. Inserisci il Nome della cartella e seleziona Crea cartella.
3. La cartella eredita la Posizione corrente e potrai successivamente archiviare i documenti al suo interno.

Restrizioni importanti durante il caricamento

• I nomi delle cartelle non possono contenere i caratteri / \ : * ? " < > | né superare i 255 caratteri. Il modulo di caricamento blocca nomi non validi.
• I nomi dei file sono controllati solo per la lunghezza. Nomi duplicati vengono rifiutati e devono essere rinominati prima del caricamento.
• Caricamenti e creazione cartelle sono bloccati se l’organizzazione è archiviata.
• Tutti i file caricati ereditano le autorizzazioni di accesso della Posizione: solo gli utenti con accesso alla Posizione possono vedere questi documenti.

Scaricare documenti da una Posizione

Per ottenere una copia locale di un documento archiviato per una Posizione, usa l’opzione Scarica disponibile sulla scheda del file.

1. All’interno della scheda Documenti della Posizione, individua il file desiderato.
2. Clicca su Scarica nella scheda o dal menu Altro nei dettagli del file.
3. Verrà generato un link di download e il file sarà salvato tramite il browser.

Note importanti sul download

• Il link di download scade un’ora dopo la generazione. Se smette di funzionare, riapri il file e scarica di nuovo.
• I link di download non funzionano se non hai accesso alla Posizione del documento.
• I documenti contrassegnati con l’etichetta Elaborazione o Errore non possono essere aperti né scaricati perché il file non è ancora disponibile.