Vue d’ensemble du tableau de bord Emplacement

Cet article explique comment consulter et gérer les documents au sein du tableau de bord d’un Emplacement dans BriqSafe. Il s’adresse aux utilisateurs qui doivent accéder ou organiser des certificats, rapports et autres fichiers stockés spécifiquement sous un seul Emplacement.

Remarque

Rôle requis : Lecteur (pour consulter les documents), Ingénieur (pour téléverser des fichiers)

Consulter les documents dans le tableau de bord Emplacement

Pour voir uniquement les documents enregistrés pour un Emplacement précis, sans parcourir la bibliothèque de l’ensemble de l’organisation, utilisez l’onglet Documents dans l’Emplacement.

1. Allez dans Emplacements dans la barre latérale.
2. Sélectionnez l’Emplacement souhaité pour ouvrir sa page de détails.
3. Cliquez sur l’onglet Documents dans les onglets de configuration de l’Emplacement.
4. La liste des documents s’affiche sous forme de cartes, limitée au dossier de cet Emplacement.
5. Utilisez les filtres pour affiner l’affichage :

• Type : choisissez entre Tous, Dossiers ou Fichiers.
• Tri par : sélectionnez Nom, Date de création, Date de modification ou Taille.
• Ordre : choisissez Ascendant ou Descendant.

6. Cliquez sur Actualiser pour recharger le contenu du dossier.
7. Ouvrez une carte de document pour l’apercevoir ou utilisez l’option Télécharger pour sauvegarder une copie locale.

Si le dossier est vide, le message Ce dossier est vide s’affichera.

Notes importantes

• Cet onglet ne montre que les fichiers et dossiers rangés sous cet Emplacement précis. Les documents téléversés au niveau de l’organisation apparaissent uniquement dans la bibliothèque Documents générale et ne sont pas visibles ici.
• La recherche et le filtrage par Emplacement fonctionnent uniquement dans la bibliothèque Documents générale ; dans l’onglet Emplacement, vous naviguez manuellement dans les dossiers.
• La génération de rapports n’est pas disponible depuis l’onglet Documents de l’Emplacement.
• Un rôle Lecteur peut voir les dossiers, mais n’a pas accès au menu d’actions ni aux options détaillées.

Ajouter des documents à un Emplacement

Pour enregistrer un nouveau certificat, une photo ou un fichier directement dans un Emplacement, téléversez-le depuis l’onglet Documents de cet Emplacement afin qu’il soit bien classé.

1. Rendez-vous dans Emplacements et ouvrez l’Emplacement désiré.
2. Sélectionnez l’onglet Documents.
3. Cliquez sur Ajouter puis choisissez Fichier.
4. Sélectionnez le fichier à téléverser. Le champ Nom se remplit automatiquement avec le nom du fichier, mais vous pouvez le modifier.
5. Facultativement, ajoutez une Description et des Étiquettes séparées par des virgules.
6. Cliquez sur Ajouter pour sauvegarder le fichier automatiquement dans l’Emplacement courant; il n’est jamais nécessaire de spécifier l’Emplacement manuellement ici.

Si vous souhaitez regrouper des documents avant de les téléverser, créez d’abord un dossier :

1. Dans l’onglet Documents, cliquez sur Nouveau dossier.
2. Saisissez le Nom du dossier puis validez par Créer le dossier.
3. Le dossier est lié à cet Emplacement et vous pourrez ensuite y classer des documents.

Restrictions importantes lors de l’ajout

• Les noms de dossiers ne peuvent pas contenir les caractères suivants : / \ : * ? " < > | et ne doivent pas dépasser 255 caractères. Le formulaire bloque les noms invalides.
• Les noms de fichiers sont uniquement vérifiés sur la longueur. Les doublons sont refusés et doivent être renommés avant le téléversement.
• Le téléversement et la création de dossiers sont bloqués si l’organisation est archivée.
• Tous les fichiers ajoutés héritent des permissions d’accès de l’Emplacement : seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter ces documents.

Télécharger des documents depuis un Emplacement

Pour obtenir une copie locale d’un document stocké dans un Emplacement, utilisez l’option Téléchargement disponible sur la carte du fichier.

1. Dans l’onglet Documents de l’Emplacement, repérez le fichier désiré.
2. Cliquez sur Télécharger soit directement sur la carte, soit depuis le menu Plus dans les détails du fichier.
3. Un nouveau lien de téléchargement est généré et le fichier sera enregistré via votre navigateur.

Notes importantes sur le téléchargement

• Le lien de téléchargement expire une heure après sa génération. En cas d’invalidité, rouvrez la fiche du document et téléchargez à nouveau.
• Le lien ne fonctionne pas si vous n’avez pas accès à l’Emplacement du document.
• Les documents marqués comme En traitement ou Erreur ne peuvent être ni ouverts ni téléchargés car ils ne sont pas encore disponibles.