Overzicht van het locatie-dashboard

Dit artikel legt uit hoe u documenten kunt bekijken en beheren binnen het dashboard van een specifieke locatie in BriqSafe. Het is bedoeld voor gebruikers die toegang nodig hebben tot certificaten, rapporten en andere bestanden die specifiek onder één locatie zijn opgeslagen.

Opmerking

Vereiste rol: Kijker (om documenten te bekijken), Engineer (om bestanden te uploaden)

Documenten bekijken in het locatie-dashboard

Als u alleen de documenten wilt zien die zijn opgeslagen voor een specifieke locatie zonder de gehele organisatiebibliotheek te doorzoeken, gebruikt u het tabblad Documenten van de locatie.

1. Ga naar Locaties in de zijbalk.
2. Kies de gewenste Locatie om de detailpagina te openen.
3. Klik op het tabblad Documenten in de instellingen van de locatie.
4. De documentenlijst verschijnt als een raster met kaarten, beperkt tot de map van deze locatie.
5. Gebruik de filters om het overzicht te verfijnen:

• Type: kies uit Alles, Mappen of Bestanden.
• Sorteer op: selecteer Naam, Datum aanmaak, Datum wijziging of Grootte.
• Sorteervolgorde: kies Oplopend of Aflopend.

6. Klik op Vernieuwen om de inhoud van de map opnieuw te laden.
7. Open een documentkaart om een voorbeeld te bekijken of gebruik de optie Downloaden om een lokale kopie op te slaan.

Als de map geen bestanden of submappen bevat, wordt de melding Deze map is leeg weergegeven.

Belangrijke opmerkingen

• Dit tabblad toont alleen bestanden en mappen die onder de specifieke locatie zijn opgeslagen. Documenten die op organisatieniveau zijn geüpload, zijn alleen zichtbaar in de organisatiebrede documentbibliotheek en niet hier.
• Zoeken en filteren op locatie werkt alleen in de organisatiebrede documentbibliotheek, dus in het tabblad Locatie bladert u handmatig door de mappen.
• Rapportages aanmaken is vanuit het tabblad Documenten van een locatie niet mogelijk.
• Een Kijker-rol kan mappen zien maar heeft geen toegang tot het actiemenu of gedetailleerde opties.

Documenten uploaden naar een locatie

Wilt u een nieuw certificaat, foto of bestand direct binnen een locatie opslaan, upload het dan via het tabblad Documenten van die locatie zodat het correct wordt opgeslagen.

1. Ga naar Locaties en open de gewenste Locatie.
2. Kies het tabblad Documenten.
3. Klik op Uploaden en selecteer Bestand.
4. Kies het bestand om te uploaden. Het veld Naam wordt automatisch ingevuld op basis van de bestandsnaam, maar kan worden aangepast.
5. Vul eventueel een Beschrijving en komma-gescheiden Labels in.
6. Klik op Uploaden om het bestand automatisch onder de huidige locatie op te slaan; u hoeft hier nooit expliciet de locatie aan te geven.

Wilt u documenten eerst groeperen vóór het uploaden, maak dan eerst een map aan:

1. Klik binnen het tabblad Documenten op Nieuwe map.
2. Voer een Naam in en kies Map aanmaken.
3. De map erft deze locatie en u kunt daarna documenten daarbinnen plaatsen.

Belangrijke uploadregels

• Mapnamen mogen geen tekens bevatten als / \ : * ? " < > | en mogen niet langer zijn dan 255 tekens. De uploadformulier verhindert ongeldige namen.
• Bestandsnamen worden alleen op lengte gecontroleerd. Dubbele namen worden afgewezen en moeten vooraf worden hernoemd.
• Uploads en mapaanmaak zijn geblokkeerd als de organisatie is gearchiveerd.
• Alle geüploade bestanden erven de toegangsmachtigingen van de locatie; alleen gebruikers met toegang tot die locatie kunnen deze documenten zien.

Documenten downloaden van een locatie

Wilt u een lokale kopie van een document dat is opgeslagen voor een locatie, gebruik dan de optie Downloaden op de documentkaart.

1. Ga in het tabblad Documenten van de locatie naar het gewenste bestand.
2. Klik op Downloaden op de kaart of in het Meer-menu van de bestandsdetails.
3. Er wordt een nieuwe downloadlink gegenereerd en het bestand wordt via uw browser opgeslagen.

Belangrijke downloadopmerkingen

• De downloadlink vervalt één uur na aanmaak. Werkt de link niet meer? Open het bestand dan opnieuw en download nogmaals.
• Downloadlinks werken niet als u geen toegang heeft tot de locatie van het document.
• Documenten met een badge Bezig met verwerken of Mislukt kunnen niet worden geopend of gedownload omdat het bestand nog niet beschikbaar is.