Personalizzare le attività

Questo articolo spiega come i responsabili e gli amministratori possono adattare e personalizzare le attività in BriqSafe creando, gestendo e programmando modelli di visita e attività del piano di controllo. Verranno trattati la definizione di gruppi di attività riutilizzabili, la gestione di modelli specifici per il cliente, l'aggiunta di attività personalizzate e la programmazione delle visite sia da modello sia singolarmente.

Nota

Ruolo richiesto: Responsabile

Gestione dei Modelli di Visita

I modelli di visita raggruppano le attività di ispezione in insiemi riutilizzabili per semplificare la pianificazione. I modelli possono essere gestiti a livello di organizzazione, cliente o sede.

Individuare e comprendere i modelli di visita

1. Accedere a Impostazioni Organizzazione e selezionare Modelli di Visita.
2. Utilizzare il selettore di ambito per scegliere:
3. Solo gli utenti con ruolo Responsabile o superiore possono vedere o gestire i modelli in questa scheda. I ispettori, tecnici o visualizzatori non vedranno dati né una vista in sola lettura.

Creare modelli di visita a livello organizzativo

1. In Impostazioni Organizzazione > Modelli di Visita, selezionare l'ambito Organizzazione.
2. Fare clic su Nuovo Modello di Visita.
3. Inserire il Nome Modello e, facoltativamente, una Descrizione.
4. Lasciare Assegna a Cliente (Facoltativo) impostato su Organizzazione (nessun cliente).
5. Selezionare le attività nel selettore Attività e quindi cliccare su Crea Modello.

Nota: Il pulsante Crea Modello rimane disabilitato finché non viene inserito un nome e selezionata almeno un'attività. Le attività già utilizzate da un altro modello mostrano un pulsante informativo che avvisa di possibili conflitti ma non impediscono la creazione.

Creare modelli di visita per un singolo cliente

1. Accedere a Impostazioni Organizzazione > Modelli di Visita, selezionare l'ambito Clienti e scegliere il cliente desiderato.
2. Fare clic su Nuovo Modello di Visita.
3. Inserire il Nome Modello e lasciare Assegna a Cliente (Facoltativo) impostato su quel cliente.
4. Selezionare le attività nell'elenco e premere Crea Modello.

Nota: I modelli a livello cliente sono separati da quelli organizzativi. Le attività in conflitto con modelli organizzativi possono essere utilizzate a meno che non confliggano con altri modelli cliente.

Copiare modelli di visita di sistema

1. In Impostazioni Organizzazione > Modelli di Visita, con l'ambito Organizzazione o Clienti selezionato e la lista dei modelli vuota, fare clic su Copia Modelli di Visita di Sistema.
2. Il sistema popola l’organizzazione o il cliente con il set standard di modelli collegando ogni copia alla sua fonte di piattaforma.

Nota: I modelli in conflitto vengono saltati con un avviso; le modifiche al modello sorgente sono segnalate nelle copie per una revisione successiva.

Eliminare un modello di visita

1. Da Impostazioni Organizzazione > Modelli di Visita, cliccare su Visualizza sulla scheda del modello.
2. Cliccare su Elimina Modello nell'intestazione del pannello di dettaglio e confermare nella finestra di dialogo.

Nota: Le visite in bozza basate sul modello vengono eliminate in modo permanente; le visite programmate, in corso, completate o annullate restano accessibili. Il modello viene nascosto anziché cancellato, evitando così che appaia nella lista.

Programmazione delle Visite

È possibile programmare visite utilizzando modelli di visita che raggruppano attività oppure singole attività individualmente.

Programmare una visita da un modello di visita

1. Aprire il Pianificatore e cliccare su Pianifica visita per mostrare la barra laterale Pianificazione.
2. Trascinare un modello di visita dalla barra laterale sul giorno desiderato.
3. In Nuova Visita, impostare Sede, Data e orari di inizio e fine.
4. Selezionare gli Assegnatari.
5. Regolare il numero di lavori per attività sotto Lavori per Attività. Non è possibile rimuovere completamente un tipo di attività, ma impostare il conteggio a zero per quella visita; le attività basate su rotazioni di campionamento non possono scendere sotto un minimo.
6. Aggiungere lavori esterni al piano cliccando Aggiungi lavoro se necessario.
7. Cliccare su Programma per salvare la visita.

Nota: Gli assegnatari senza accesso alla sede vengono rimossi, cosa che può svuotare la lista e disabilitare Programma.

Programmazione ricorrente di visite in blocco

1. Quando si pianifica una visita da un modello in Nuova Visita, attivare Crea visite ricorrenti (non disponibile per le raccomandazioni).
2. Impostare i parametri di ricorrenza: Frequenza (giornaliera, settimanale, mensile o annuale), Ripeti ogni (intervallo da 1 a 12) e Numero di occorrenze (da 2 a 100).
3. Rivedere le date previste e i totali dei lavori.
4. Cliccare su Programma per creare la serie.

Nota: La ricorrenza disabilita la modifica del numero di lavori per attività e nasconde Aggiungi lavoro. Le date passate vengono saltate. Le impostazioni di frequenza controllano solo la ripetizione della visita, indipendentemente dalla frequenza di ogni attività.

Programmare un'attività singola come visita autonoma

1. Aprire il Pianificatore e selezionare Pianifica visita per aprire la barra laterale Pianificazione.
2. Trascinare una voce da Attività Libere sul giorno desiderato o cliccare una scheda raccomandazione Da pianificare.
3. In Nuova Visita, impostare Sede, Data, orari di inizio e fine, scegliere gli Assegnatari e abilitare Richiede revisione se necessario.
4. Cliccare su Programma.

Nota: Gli orari di inizio e fine devono essere nella stessa data della visita; non è possibile pianificare visite che attraversano la mezzanotte. Le visite possono essere impostate come tutto il giorno. Solo gli utenti con accesso alla sede compaiono come assegnatari e il pulsante Programma resta disabilitato finché non sono compilati tutti i campi obbligatori.

Programmare una visita da una raccomandazione del pianificatore

1. Nel Pianificatore, abilitare Da pianificare per mostrare le schede raccomandazione.
2. Cliccare su una scheda raccomandazione per aprire Nuova Visita precompilata con data, sede, attività, orari suggeriti e assegnatari.
3. Modificare i dettagli come necessario e cliccare su Programma.

Nota: Le raccomandazioni appaiono solo per lavori dovuti senza visite pianificate in quel periodo e sede. I modelli o attività di un cliente non possono essere programmati in sedi di altri clienti.

Personalizzazione delle Attività del Piano di Controllo

Le attività del piano di controllo definiscono i compiti di conformità per una sede e possono essere personalizzate da ispettori e responsabili quando le regole predefinite non soddisfano esigenze specifiche.

Visualizzare il Piano di Controllo di una Sede

1. Aprire la sede e selezionare la scheda Piano di Controllo.
2. Esaminare i tipi di attività raggruppati per categoria o tipo, ordinati per frequenza, nome o stato.
3. Selezionare un'attività per vedere i dettagli delle istanze con stato e progressi.
4. Usare i filtri per restringere per frequenza, stato o fonte.

Nota: Le attività disabilitate appaiono in grigio senza badge di stato e non generano lavori.

Aggiungere un'attività personalizzata al Piano di Controllo

1. Aprire la scheda Piano di Controllo della sede.
2. Cliccare su Aggiungi attività.
3. Scegliere un Tipo di attività tra quelli disponibili nell’organizzazione.
4. Impostare Si applica a selezionando strutture, aree, impianti o beni specifici.
5. Selezionare la Frequenza dal selettore fisso (da due volte al giorno a 10 volte all’anno).
6. Cliccare su Salva.

Nota: Le attività senza entità corrispondenti non creano lavori stimati. Frequenze meno frequenti rispetto alle regole di conformità sono accettate con avvertimenti ma possono causare non conformità.

Modificare la frequenza di un'attività del Piano di Controllo

1. Aprire il Piano di Controllo della sede e selezionare l'attività da modificare.
2. Scegliere una nuova Frequenza e salvare.

Nota: Modificare la frequenza di un'attività creata da regola la trasforma in attività personalizzata. Non è possibile salvare frequenze duplicate per la stessa entità.

Rimuovere o ripristinare attività del Piano di Controllo

1. Aprire l'attività dal piano di controllo.
2. Per attività personalizzate aggiunte dall’utente è disponibile l’opzione Elimina; confermare per rimuoverle.
3. Per attività create dalle regole Elimina non è disponibile. Se esiste una sovrascrittura di frequenza, utilizzare Ripristina frequenza regola per tornare alla configurazione originale.
4. In alternativa, disabilitare l’attività con Attività abilitata per renderla inattiva senza cancellarla.

Nota: Eliminare attività collegate a casi li rimuove anche da quei casi. Le attività disabilitate rimangono visibili ma non generano lavori.

Modificare le Visite dopo la Pianificazione

È possibile modificare o riassegnare visite direttamente dalle viste di pianificazione.

Modificare o rimuovere visite dalla bacheca del pianificatore

1. Nel Pianificatore, cliccare sulla scheda della visita.
2. Modificare data, orari, Assegnatari o il flag Richiede revisione a completamento.
3. Cliccare su Salva per aggiornare la visita.
4. Per spostare date tra settimane, confermare lo spostamento quando richiesto.
5. Cliccare su Rimuovi per eliminare visite in bozza o annullare visite programmate.

Nota: Rimuovere visite programmate dal pianificatore imposta un motivo di cancellazione fisso. Per motivi personalizzati usare la pagina Visite fuori dal pianificatore.

Riassegnare una visita programmata

1. Aprire Visite e selezionare la visita.
2. Scegliere Riassegna nel pannello dettaglio della visita.
3. Selezionare i nuovi assegnatari, assicurandosi che almeno uno rimanga assegnato.
4. Confermare la riassegnazione; la visita e i lavori pendenti vengono spostati ai nuovi assegnatari.

Nota: La riassegnazione è un'operazione riservata ai Responsabili e non disponibile per utenti tecnici. Nel pianificatore, gli assegnatari possono essere modificati direttamente sulla scheda della visita.