Taken aanpassen

Dit artikel legt uit hoe managers en beheerders taken kunnen aanpassen en op maat maken in BriqSafe door het aanmaken, beheren en plannen van bezoektemplates en controleplanactiviteiten. Het behandelt het definiëren van herbruikbare activiteitengroepen, omgaan met klantspecifieke templates, het toevoegen van aangepaste activiteiten en het plannen van bezoeken zowel vanuit templates als individueel.

Opmerking

Benodigde rol: Manager

Beheer van bezoektemplates

Bezoektemplates groeperen inspectieactiviteiten in herbruikbare sets om het plannen te vereenvoudigen. Templates kunnen op organisatieniveau, klantniveau of locatie-niveau worden beheerd.

Bezoektemplates vinden en begrijpen

1. Ga naar Organisatie instellingen en kies Bezoektemplates.
2. Gebruik de bereikschakelaar om te selecteren:
3. Alleen gebruikers met een Manager-rol of hoger kunnen deze tab met templates zien en beheren. Inspecteurs, engineers of kijkers zien geen gegevens en er is geen lees-only weergave beschikbaar.

Organisatiebrede bezoektemplates maken

1. Ga in Organisatie instellingen > Bezoektemplates naar het bereik Organisatie.
2. Klik op Nieuwe bezoektemplate.
3. Voer een Template naam in en voeg eventueel een Beschrijving toe.
4. Laat Toewijzen aan klant (optioneel) staan op Organisatiebreed (geen klant).
5. Selecteer activiteiten in de Activiteiten selector en klik op Template maken.

Let op: De knop Template maken blijft uitgeschakeld totdat er een naam is ingevoerd en ten minste één activiteit is geselecteerd. Activiteiten die al in een ander template worden gebruikt, tonen een informatieknop met een waarschuwing over conflicten, maar blokkeren het maken niet.

Bezoektemplates maken voor een enkele klant

1. Ga naar Organisatie instellingen > Bezoektemplates, selecteer het bereik Klanten en kies de gewenste klant.
2. Klik op Nieuwe bezoektemplate.
3. Voer een Template naam in en laat Toewijzen aan klant (optioneel) op die klant staan.
4. Selecteer activiteiten en klik op Template maken.

Let op: Klanttemplates zijn gescheiden van organisatietemplates. Activiteiten die conflicteren met organisatietemplates kunnen worden gebruikt tenzij ze conflicteren met andere klanttemplates.

Systeem bezoektemplates kopiëren

1. Ga binnen Organisatie instellingen > Bezoektemplates, met bereik Organisatie of Klanten geselecteerd en een lege templatelijst, klik op Kopieer systeem bezoektemplates.
2. Het systeem vult de organisatie of klant met de standaard set templates, waarbij elke kopie gekoppeld wordt aan de bron van het platform.

Let op: Conflictueuze templates worden overgeslagen met een melding, en wijzigingen in de brontemplate worden gemarkeerd op de kopie voor latere controle.

Bezoektemplate verwijderen

1. Ga naar Organisatie instellingen > Bezoektemplates en klik op Bekijken bij een templatekaart.
2. Klik op Template verwijderen in de detailheader en bevestig in het dialoogvenster.

Let op: Conceptbezoeken die op deze template zijn gebaseerd worden permanent verwijderd; geplande, lopende, voltooide of geannuleerde bezoeken blijven toegankelijk. De template wordt verborgen en niet verwijderd, zodat deze niet meer in de lijst verschijnt.

Bezoeken plannen

Je kunt bezoeken plannen met behulp van bezoektemplates die activiteiten groeperen of individuele activiteiten apart plannen.

Een bezoek plannen vanuit een bezoektemplate

1. Open Planner en klik op Plan bezoek om de Planning zijbalk te openen.
2. Sleep een bezoektemplate uit de zijbalk naar de gewenste dag.
3. Stel in Nieuw bezoek de Locatie, Datum, en start- en eindtijden in.
4. Kies Toegewezen personen.
5. Pas het aantal taken per activiteit aan onder Taken per activiteit. Je kunt een activiteit niet volledig verwijderen, maar het aantal kan op nul worden gezet voor die specifieke bezoekronde; aantallen ondersteund door rotaties mogen niet onder het minimum dalen.
6. Voeg zo nodig off-scheme werk toe via Taak toevoegen.
7. Klik op Plan om het bezoek op te slaan.

Let op: Personen zonder toegang tot de locatie worden verwijderd, wat de lijst leeg kan maken en de knop Plan kan uitschakelen.

Terugkerende bezoeken in bulk plannen

1. Schakel bij het plannen vanuit een template in Nieuw bezoek de optie Terugkerende bezoeken aanmaken in (niet beschikbaar bij plannen vanuit aanbevelingskaarten).
2. Stel de herhalingsparameters in: Frequentie (dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks), Herhaal elke (interval 1 tot 12) en Aantal keren (2 tot 100).
3. Controleer de voorgestelde data en totalen van taken.
4. Klik op Plan om de reeks aan te maken.

Let op: Bij terugkeer worden aanpassingen per activiteit niet ondersteund en is Taak toevoegen verborgen. Data in het verleden worden overgeslagen. Frequentie-instellingen regelen alleen de herhaling van bezoeken, onafhankelijk van de frequentie van elke activiteit.

Een enkele activiteit plannen als eigen bezoek

1. Open Planner en kies Plan bezoek om de Planning zijbalk te openen.
2. Sleep een activiteit uit Vrije activiteiten naar de gewenste dag of klik op een Nog te plannen aanbevelingskaart.
3. Stel in Nieuw bezoek Locatie, Datum, start- en eindtijd in, kies Toegewezen personen en zet Beoordeling nodig aan indien gewenst.
4. Klik op Plan.

Let op: Start- en eindtijden moeten op de bezoekdatum liggen; bezoeken mogen niet over middernacht gaan maar kunnen wel als een gehele dag gepland worden. Alleen gebruikers met toegang tot de locatie zijn beschikbaar als toegewezen personen en de knop Plan blijft uit totdat alle verplichte velden zijn ingevuld.

Een bezoek plannen vanuit een planner-aanbeveling

1. Schakel in Planner Nog te plannen in om aanbevelingskaarten te tonen.
2. Klik op een aanbevelingskaart om Nieuw bezoek te openen, vooraf ingevuld met datum, locatie, activiteiten, voorgestelde tijden en toegewezen personen.
3. Pas details aan en klik op Plan.

Let op: Aanbevelingen verschijnen alleen voor werk dat gepland moet worden en waarvoor geen gepland bezoek is binnen de periode en locatie. Templates of activiteiten van de ene klant kunnen niet ingepland worden op een locatie van een andere klant.

Controlplanactiviteiten aanpassen

Controlplanactiviteiten definiëren compliance-taken op een locatie en kunnen worden aangepast door inspecteurs en managers wanneer de standaardregels niet voorzien in specifieke behoeften.

Het controlplan van een locatie bekijken

1. Open de locatie en selecteer het tabblad Controle schema.
2. Bekijk gegroepeerde activiteittypes per categorie of type, gesorteerd op frequentie, naam of status.
3. Kies een activiteit om gedetailleerde voorbeelden met status en voortgang te zien.
4. Gebruik filters om te verfijnen op frequentie, status of bron.

Let op: Uitgeschakelde activiteiten zijn grijs weergegeven zonder statusbadge en genereren geen taken.

Een aangepaste activiteit toevoegen aan het controlplan

1. Open het tabblad Controle schema van de locatie.
2. Klik op Activiteit toevoegen.
3. Kies een Activiteitstype uit alle beschikbare organisatietypes.
4. Stel Van toepassing op in door specifieke objecten, gebieden, systemen of assets te selecteren.
5. Kies de Frequentie uit de vaste lijst (variërend van twee keer per dag tot 10 keer per jaar).
6. Klik op Opslaan.

Let op: Activiteiten zonder overeenkomstige objecten genereren geen geschatte taken. Frequencies minder frequent dan door de nalevingsregels toegestaan, worden met een waarschuwing geaccepteerd, maar kunnen leiden tot niet-naleving.

De frequentie van een controlplanactiviteit wijzigen

1. Open het controlplan van de locatie en selecteer de te wijzigen activiteit.
2. Kies een nieuwe Frequentie en sla op.

Let op: Het wijzigen van de frequentie van een activiteit die door een regel is aangemaakt, maakt er een aangepaste activiteit van. Je kunt geen frequentie opslaan die dezelfde is als die van een andere activiteit voor hetzelfde object.

Controlplanactiviteiten verwijderen of herstellen

1. Open de activiteit vanuit het controlplan.
2. Voor eigen toegevoegde activiteiten is een Verwijderen-optie beschikbaar; bevestig verwijdering om te verwijderen.
3. Voor regel-gegenereerde activiteiten is Verwijderen niet beschikbaar. Bij een frequentie-override gebruik Herstel regel frequentie om terug te keren.
4. Je kunt een activiteit ook uitschakelen via Activiteit ingeschakeld om deze te dempen zonder te verwijderen.

Let op: Het verwijderen van activiteiten die gekoppeld zijn aan casussen verwijdert deze ook uit die casussen. Uitgeschakelde activiteiten blijven zichtbaar maar genereren geen taken.

Bezoeken aanpassen na plannen

Je kunt bezoeken bewerken of herverdelen vanuit de planningsweergave.

Bezoeken bewerken of verwijderen vanaf het plannerbord

1. In Planner klik je op een bezoekkaart.
2. Wijzig de datum, tijden, Toegewezen personen of de vlag Beoordeling vereist na afronding.
3. Klik op Opslaan om de wijziging door te voeren.
4. Voor het wijzigen van data over weekgrenzen heen, bevestig de datumwijziging als daarom wordt gevraagd.
5. Klik op Verwijderen om conceptbezoeken te verwijderen of geplande bezoeken te annuleren.

Let op: Het verwijderen van geplande bezoeken binnen de planner zet een vaste annuleringsreden. Voor eigen annuleringsredenen gebruik je de pagina Bezoeken buiten de planner.

Een gepland bezoek herverdelen

1. Open Bezoeken en selecteer het bezoek.
2. Kies Herverdeling in het detailpaneel van het bezoek.
3. Selecteer nieuwe toegewezen personen, waarbij er altijd minstens één toegewezen persoon moet blijven staan.
4. Bevestig de herverdeling; het bezoek en openstaande taken worden toegewezen aan de nieuwe personen.

Let op: Herverdelen is een actie op Manager-niveau en niet beschikbaar voor engineer-gebruikers. Binnen de planner kunnen toegewezen personen direct op de bezoekkaart worden aangepast.