Personnaliser les tâches

Cet article explique comment les gestionnaires et les administrateurs peuvent adapter et personnaliser les tâches dans BriqSafe en créant, gérant et planifiant des modèles de visites ainsi que des activités du schéma de contrôle. Il couvre la définition de regroupements d’activités réutilisables, la gestion des modèles spécifiques aux clients, l’ajout d’activités personnalisées et la planification des visites à partir des modèles ou individuellement.

Remarque

Rôle requis : Gestionnaire

Gestion des modèles de visites

Les modèles de visites regroupent des activités d’inspection en ensembles réutilisables pour simplifier la planification. Les modèles peuvent être gérés au niveau de l’organisation, du client ou du site.

Localiser et comprendre les modèles de visites

1. Accédez à Paramètres de l’organisation et sélectionnez Modèles de visite.
2. Utilisez le sélecteur de portée pour choisir :
3. Seuls les utilisateurs disposant du rôle Gestionnaire ou supérieur peuvent consulter ou gérer les modèles sur cet onglet. Les inspecteurs, techniciens ou lecteurs ne voient aucune donnée et aucune vue en lecture seule n’est proposée.

Créer des modèles de visite pour toute l’organisation

1. Dans Paramètres de l’organisation > Modèles de visite, sélectionnez la portée Organisation.
2. Cliquez sur Nouveau modèle de visite.
3. Saisissez le Nom du modèle et ajoutez éventuellement une Description.
4. Laissez Attribuer au client (facultatif) sur Organisation entière (sans client).
5. Sélectionnez les activités dans le sélecteur Activités puis cliquez sur Créer le modèle.

Remarque : Le bouton Créer le modèle reste inactif tant que vous n’avez pas saisi un nom et sélectionné au moins une activité. Les activités déjà utilisées par un autre modèle affichent un bouton d’information signalant un conflit, sans empêcher la création.

Créer des modèles de visite pour un seul client

1. Allez dans Paramètres de l’organisation > Modèles de visite, sélectionnez la portée Clients puis choisissez le client désiré.
2. Cliquez sur Nouveau modèle de visite.
3. Indiquez le Nom du modèle et laissez Attribuer au client (facultatif) réglé sur ce client.
4. Sélectionnez les activités souhaitées et cliquez sur Créer le modèle.

Remarque : Les modèles au niveau client sont distincts des modèles organisationnels. Les activités en conflit avec les modèles organisationnels peuvent être utilisées sauf si elles entrent en conflit avec d’autres modèles clients.

Copier les modèles de visite système

1. Dans Paramètres de l’organisation > Modèles de visite, avec la portée Organisation ou Clients sélectionnée et la liste des modèles vide, cliquez sur Copier les modèles système.
2. Le système importe le jeu standard de modèles pour votre organisation ou client en reliant chaque copie à sa source initiale.

Remarque : Les modèles en conflit sont ignorés avec un avertissement et les modifications du modèle source sont signalées sur la copie pour examen ultérieur.

Supprimer un modèle de visite

1. Depuis Paramètres de l’organisation > Modèles de visite, cliquez sur Afficher sur une carte de modèle.
2. Cliquez sur Supprimer le modèle dans l’en-tête du panneau détail et confirmez dans la fenêtre de dialogue.

Remarque : Les visites brouillon basées sur ce modèle sont supprimées définitivement ; les visites planifiées, en cours, terminées ou annulées restent accessibles. Le modèle est masqué plutôt qu’effacé, ce qui l’empêche d’apparaître dans la liste.

Planification des visites

Vous pouvez planifier les visites en utilisant les modèles qui regroupent des activités ou en planifiant des activités individuelles.

Planifier une visite à partir d’un modèle

1. Ouvrez le Planificateur et cliquez sur Planifier une visite pour afficher la barre latérale Planification.
2. Glissez un modèle de visite depuis la barre latérale sur le jour souhaité.
3. Dans Nouvelle visite, définissez le Site, la Date ainsi que l’heure de début et de fin.
4. Sélectionnez les Intervenants.
5. Modifiez le nombre de tâches par activité dans Tâches par activité. Vous ne pouvez pas supprimer totalement un type d’activité, mais pouvez définir un nombre à zéro pour cette occurrence ; les compteurs basés sur une rotation d’échantillonnage ne peuvent pas descendre en dessous du minimum.
6. Ajoutez des travaux hors schéma avec le bouton Ajouter une tâche si nécessaire.
7. Cliquez sur Planifier pour enregistrer la visite.

Remarque : Les intervenants sans accès au site sont retirés, ce qui peut vider la liste des intervenants et désactiver le bouton Planifier.

Planifier des visites récurrentes en masse

1. Lors de la planification d’une visite à partir d’un modèle dans Nouvelle visite, activez Créer des visites récurrentes (non disponible lors de la planification depuis les cartes de recommandations).
2. Définissez les paramètres de récurrence : Fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle), Répéter toutes les (intervalle de 1 à 12), et Nombre d’occurrences (2 à 100).
3. Vérifiez les dates et totaux de tâches projetés.
4. Cliquez sur Planifier pour créer la série.

Remarque : La récurrence désactive les ajustements de tâches par activité et masque la section Ajouter une tâche. Les dates passées sont ignorées. Les réglages de fréquence concernent uniquement la répétition des visites, indépendamment de la fréquence propre à chaque activité.

Planifier une activité unique comme visite individuelle

1. Ouvrez le Planificateur et sélectionnez Planifier une visite pour ouvrir la barre latérale Planification.
2. Glissez une activité depuis Activités libres sur le jour souhaité ou cliquez sur une carte de recommandation À planifier.
3. Dans Nouvelle visite, définissez le Site, la Date, les heures de début et de fin, sélectionnez les Intervenants et activez Revue requise si nécessaire.
4. Cliquez sur Planifier.

Remarque : Les heures de début et de fin doivent être dans la même journée de visite ; les visites ne peuvent pas passer la nuit et peuvent être planifiées en journée complète. Seuls les utilisateurs ayant accès au site s’affichent comme intervenants, et le bouton Planifier reste désactivé tant que tous les champs obligatoires ne sont pas remplis.

Planifier une visite depuis une recommandation du planificateur

1. Dans le Planificateur, activez À planifier pour afficher les cartes de recommandations.
2. Cliquez sur une carte de recommandation pour ouvrir Nouvelle visite pré-remplie avec date, site, activités, horaires suggérés et intervenants.
3. Ajustez les détails puis cliquez sur Planifier.

Remarque : Les recommandations n’apparaissent que pour les travaux à réaliser sans visite planifiée couvrant la période et le site. Les modèles ou activités d’un client ne peuvent pas être planifiés sur le site d’un autre client.

Personnaliser les activités du schéma de contrôle

Les activités du schéma de contrôle définissent les tâches de conformité sur un site et peuvent être personnalisées par les inspecteurs et gestionnaires lorsque les règles par défaut ne couvrent pas des besoins spécifiques.

Consulter le schéma de contrôle d’un site

1. Ouvrez le site et sélectionnez l’onglet Schéma de contrôle.
2. Examinez les types d’activités regroupés par catégorie ou type, triés par fréquence, nom ou statut.
3. Sélectionnez une activité pour voir ses instances détaillées avec leur statut et progression.
4. Utilisez les filtres pour affiner selon la fréquence, le statut ou la source.

Remarque : Les activités désactivées apparaissent grisées sans badge de statut et ne génèrent pas de tâches.

Ajouter une activité personnalisée au schéma de contrôle

1. Ouvrez l’onglet Schéma de contrôle du site.
2. Cliquez sur Ajouter une activité.
3. Choisissez un Type d’activité parmi tous les types disponibles dans l’organisation.
4. Définissez Appliqué à en sélectionnant les structures, zones, systèmes ou équipements spécifiques.
5. Sélectionnez la Fréquence dans le sélecteur fixe (allant de deux fois par jour à 10 fois par an).
6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les activités sans entités correspondantes ne génèrent aucune tâche estimée. Les fréquences moins fréquentes que celles autorisées par les règles de conformité sont acceptées avec un avertissement mais peuvent entraîner la non-conformité.

Modifier la fréquence d’une activité du schéma de contrôle

1. Ouvrez le Schéma de contrôle du site et sélectionnez l’activité à modifier.
2. Choisissez une nouvelle Fréquence puis enregistrez.

Remarque : Modifier la fréquence d’une activité créée par règle la transforme en activité personnalisée. Vous ne pouvez pas enregistrer une fréquence déjà utilisée pour cette même entité par une autre activité.

Supprimer ou restaurer des activités du schéma de contrôle

1. Ouvrez l’activité depuis le schéma de contrôle.
2. Pour les activités personnalisées que vous avez ajoutées, l’option Supprimer est accessible ; confirmez la suppression pour la retirer.
3. Pour les activités créées par règle, l’option Supprimer n’est pas disponible. Si une fréquence personnalisée existe, utilisez Restaurer la fréquence règle pour revenir à la fréquence d’origine.
4. Sinon, désactivez l’activité via Activité activée pour la rendre inactive sans la supprimer.

Remarque : Supprimer des activités liées à des dossiers les retire aussi de ces dossiers. Les activités désactivées restent visibles mais ne génèrent pas de tâches.

Modifier les visites après planification

Vous pouvez modifier ou réaffecter les visites directement depuis les vues de planification.

Modifier ou supprimer les visites depuis le tableau du planificateur

1. Dans le Planificateur, cliquez sur une carte de visite.
2. Modifiez la date, les horaires, les Intervenants ou le drapeau Revue requise après réalisation.
3. Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour la visite.
4. Pour décaler des dates au-delà d’une semaine, confirmez la modification lorsqu’un message s’affiche.
5. Cliquez sur Supprimer pour enlever les visites brouillon ou annuler les visites planifiées.

Remarque : Supprimer une visite planifiée depuis le planificateur applique un motif d’annulation fixe. Pour des motifs personnalisés, utilisez la page des visites hors du planificateur.

Réaffecter une visite planifiée

1. Ouvrez Visites et sélectionnez la visite.
2. Sélectionnez Réaffecter dans le panneau de détails.
3. Choisissez les nouveaux intervenants en vous assurant qu’au moins un reste assigné.
4. Confirmez la réaffectation ; la visite ainsi que les tâches en attente sont transférées aux nouveaux intervenants.

Remarque : La réaffectation est une action réservée aux gestionnaires, non disponible pour les techniciens. Dans le planificateur, les intervenants peuvent être modifiés directement sur la carte de visite.