Een bezoek plannen vanuit een sjabloon

Dit artikel legt uit hoe een manager een bezoek kan plannen met behulp van een vooraf gedefinieerd bezoeksjabloon in de BriqSafe applicatie. Het behandelt het proces van het plannen van een bezoek waarin meerdere activiteiten met dezelfde frequentie zijn gebundeld, wat helpt bij een efficiënte planning van terugkerende of gegroepeerde taken.

Opmerking

Vereiste rol: Manager

Een bezoek plannen vanuit een bezoeksjabloon

Gebruik een bezoeksjabloon om één bezoek te plannen waarin alle activiteiten uit dat sjabloon zijn opgenomen.

1. Open Planner en selecteer Bezoek plannen om het planningspaneel te openen.
2. Sleep een bezoeksjabloon vanuit de Planning zijbalk naar de gewenste dag in de agenda.
3. Controleer of stel in het paneel Nieuw bezoek de Locatie, Datum en Begin- en eindtijd in.
4. Kies een of meerdere Uitvoerders. Uitvoerders zonder toegang tot de geselecteerde locatie worden automatisch verwijderd. Dit kan ervoor zorgen dat Uitvoerders leeg blijft en de knop Plannen uitgeschakeld wordt, totdat een geldige uitvoerder is geselecteerd.
5. Pas het aantal taken per activiteitstype aan onder Taken per activiteit. Een activiteit verwijderen uit het bezoek is niet mogelijk, maar je kunt het aantal taken op nul zetten voor deze keer. Voor activiteiten die via een roulatiesysteem worden beheerd, blijven de minimale rotatieaantallen gehandhaafd.
6. Om werk buiten het schema toe te voegen dat niet in het sjabloon staat, gebruik je Taak toevoegen.
7. Zodra alle instellingen zijn afgerond, druk je op Plannen om het bezoek aan te maken.

Het op nul zetten van taken geldt alleen voor deze specifieke uitvoering. Het oorspronkelijke sjabloon blijft ongewijzigd, zodat toekomstige bezoeken gebaseerd op dit sjabloon de oorspronkelijke taakverdeling weer krijgen.

Terugkerende bezoeken aanmaken vanuit een sjabloon

Om in één keer meerdere toekomstige bezoeken op basis van hetzelfde sjabloon aan te maken:

1. Open een bestaand bezoek dat op een sjabloon is gebaseerd in Nieuw bezoek.
2. Schakel Terugkerende bezoeken aanmaken in. Let op: deze optie is niet beschikbaar wanneer een bezoek vanaf een aanbevelingskaart wordt gestart.
3. Stel de herhalingsopties in: Frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks, of Jaarlijks), Herhaal elke (1–12 intervallen) en het Aantal keren (2–100).
4. Bekijk de verwachte planningsdata en taaktotalen onderaan.
5. Druk op Plannen om de reeks bezoeken aan te maken.

Let op: door terugkerende bezoeken in te schakelen, kun je per activiteit het aantal taken niet aanpassen en verdwijnt de sectie Taak toevoegen. De taakverdeling per datum wordt gebaseerd op het sjabloon en het controleschema. Data die in het verleden liggen, worden automatisch uit de reeks verwijderd, waardoor de duur mogelijk korter wordt.

Belangrijke aandachtspunten bij het gebruik van bezoeksjablonen

• Bezoeksjablonen kunnen alleen aangemaakt en beheerd worden door managers of beheerders via Organisatie-instellingen > Bezoeksjablonen.
• Sjablonen hebben een scope-selector met drie weergaven:
  • Organisatie: toont organisatiewijde sjablonen en beschikbare activiteiten om te slepen.
  • Opdrachtgevers: toont sjablonen die aan een geselecteerde opdrachtgever zijn toegewezen.
  • Locaties: geeft een lijst van alle sjablonen voor een geselecteerde locatie, inclusief standaard uitvoerder en configuratiestatus.
• Alleen managers en hoger kunnen bezoeksjablonen bekijken of beheren; lagere rollen kunnen deze functie niet gebruiken.
• De activiteitenlijst van een sjabloon is vast tijdens het plannen. Activiteiten kunnen niet worden verwijderd uit het bezoek, maar het aantal taken kan wel op nul worden gezet voor dat bezoek.
• Vooringevulde uitvoerders zonder toegang tot de locatie worden verwijderd, controleer daarom handmatig dat minimaal één uitvoerder geselecteerd blijft voor het plannen.

Extra tips voor het plannen

• Wil je een geplande bezoek toewijzen aan andere technici, open dan de bezoekgegevens op de Bezoeken-pagina en gebruik de optie Opnieuw toewijzen. Er moet altijd minimaal één uitvoerder overblijven.
• Je kunt datum, tijd, uitvoerders of de beoordelingsvlag van een gepland bezoek rechtstreeks in de Planner aanpassen door op de bezoekkaart te klikken en veranderingen op te slaan.
• Het verwijderen van een bezoeksjabloon verbergt het uit de lijst en verwijdert conceptbezoeken die ermee zijn aangemaakt, maar reeds geplande of afgeronde bezoeken blijven toegankelijk.