Planifier une visite à partir d’un modèle

Cet article explique comment un gestionnaire peut planifier une visite en utilisant un modèle de visite prédéfini dans l’application BriqSafe. Il détaille le processus de planification d’une visite regroupant plusieurs activités suivant une même cadence, permettant une organisation efficace des tâches récurrentes ou groupées.

Remarque

Rôle requis : Gestionnaire

Planifier une visite à partir d’un modèle de visite

Utilisez un modèle de visite pour planifier une visite unique comprenant toutes les activités regroupées dans ce modèle.

1. Ouvrez le Planificateur et sélectionnez Planifier une visite pour ouvrir le panneau de planification.
2. Faites glisser un modèle de visite depuis la barre latérale Planification sur le jour souhaité dans le calendrier.
3. Dans le panneau Nouvelle visite, vérifiez ou renseignez le Lieu, la Date et les Heures de début et de fin.
4. Choisissez un ou plusieurs Intervenants. Notez que les intervenants sans accès au lieu sélectionné seront retirés, ce qui peut laisser la liste des Intervenants vide et désactiver le bouton Planifier tant qu’un intervenant valide n’est pas sélectionné.
5. Ajustez le nombre de tâches par type d’activité sous Tâches par activité. Il n’est pas possible de supprimer une activité de la visite, mais vous pouvez définir la valeur du nombre de tâches à zéro pour cette occurrence. Pour les activités contrôlées par une rotation d’échantillonnage, le nombre minimal de sélections par rotation reste obligatoire.
6. Pour ajouter des travaux hors schéma non inclus dans le modèle, utilisez Ajouter une tâche.
7. Une fois tous les paramètres finalisés, cliquez sur Planifier pour créer la visite.

Mettre le nombre de tâches d’une activité à zéro ne s’applique qu’à cette occurrence. Le modèle original reste inchangé, ainsi les visites futures créées à partir de ce modèle restaurent les nombres d’activités initiaux.

Créer des visites récurrentes à partir d’un modèle

Pour créer plusieurs visites futures basées sur le même modèle en une seule opération :

1. Ouvrez une visite existante basée sur un modèle dans le panneau Nouvelle visite.
2. Activez l’option Créer des visites récurrentes. Notez que cette option n’est pas disponible lorsque la visite est initiée à partir d’une carte de recommandation.
3. Définissez les paramètres de récurrence : Fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle), Répéter toutes les (1 à 12 intervalles) et le Nombre d’occurrences (2 à 100).
4. Vérifiez les dates prévues et le total des tâches générées affichés en dessous.
5. Cliquez sur Planifier pour créer la série de visites.

Notez que l’activation de la récurrence désactive la modification du nombre de tâches par activité et masque la section Ajouter une tâche. Les récurrences calculent les tâches par date selon le modèle et le schéma de contrôle. Les dates antérieures à aujourd’hui sont automatiquement supprimées de la série, ce qui peut en réduire la durée.

Considérations importantes lors de l’utilisation des modèles de visite

• Les modèles de visite peuvent être créés et gérés uniquement par les gestionnaires ou administrateurs dans Paramètres de l’organisation > Modèles de visite.
• Les modèles disposent d’un sélecteur de périmètre avec trois vues :
  • Organisation : affiche les modèles disponibles pour toute l’organisation ainsi que les activités pouvant être glissées.
  • Clients : affiche les modèles attribués à un client sélectionné.
  • Sites : liste tous les modèles pour un site sélectionné, indiquant l’intervenant par défaut et l’état de configuration.
• Seuls les gestionnaires et les rôles supérieurs peuvent voir ou gérer les modèles de visite ; les rôles inférieurs ne peuvent pas accéder à cette fonction.
• Lors de la planification, la liste des activités d’un modèle est fixe. Les activités ne peuvent pas être supprimées de la visite, mais leurs nombres de tâches peuvent être mis à zéro pour cette visite.
• Les intervenants pré-remplis qui n’ont pas accès au lieu sont automatiquement supprimés, vérifiez donc manuellement qu’il reste au moins un intervenant avant de planifier.

Conseils supplémentaires pour la planification

• Pour réaffecter une visite déjà planifiée à d’autres techniciens, ouvrez les détails de la visite dans la page Visites et utilisez l’option Réaffecter. Au moins un intervenant doit rester assigné.
• Vous pouvez modifier la date, l’heure, les intervenants ou l’indicateur de relecture d’une visite planifiée directement dans le Planificateur en cliquant sur sa fiche et en enregistrant les modifications.
• Supprimer un modèle de visite le fait disparaître de la liste des modèles et supprime les visites brouillons créées à partir de celui-ci, mais les visites planifiées ou terminées restent accessibles.