Configurer les exigences de validation pour les visites

Cet article explique comment configurer si les visites terminées nécessitent une validation par le responsable avant d’être finalisées. Il s’adresse aux responsables chargés de la planification et de la validation des visites dans BriqSafe.

Remarque

Rôle requis : Responsable

Configurer l’exigence de validation lors de la planification des visites

Déterminez si une visite doit être validée après sa réalisation par l’ingénieur afin de contrôler si elle peut être clôturée immédiatement ou si elle requiert une approbation du responsable.

1. Ouvrez le Planificateur et créez une nouvelle visite en faisant glisser un modèle ou en cliquant sur une carte de recommandation.
2. Dans le formulaire Nouvelle visite, repérez l’option intitulée Validation requise ou Requiert validation après réalisation.
3. Activez cette option pour exiger une validation par le responsable après la soumission de la visite par l’ingénieur.
4. Désactivez cette option pour permettre la clôture immédiate de la visite une fois soumise par l’ingénieur.
5. Renseignez les autres détails de la planification tels que le lieu, la date, l’heure et les assignations, puis cliquez sur Planifier.

Remarque : Cette option est activée par défaut mais peut être modifiée par le paramètre du modèle, sauf si vous la changez manuellement. Cette option reste modifiable dans le panneau de la visite jusqu’à sa complétion; une fois terminée, elle ne peut plus être modifiée.

Effectuer la validation d’une visite et la finaliser

Une fois qu’une visite signalée pour validation est réalisée par un ingénieur, un responsable doit la valider avant sa finalisation.

1. Ouvrez la page Actions et sélectionnez le compteur Visites à valider pour afficher toutes les visites terminées en attente de validation.
2. Cliquez sur Afficher la visite pour ouvrir l’espace de validation de la visite choisie.
3. Examinez tous les travaux, écarts et signatures dans cet espace de validation.
4. Vérifiez que chaque écart dispose d’une cause principale attribuée ; sans cela, le bouton Valider et générer le rapport reste désactivé et une bannière vous invite à Attribuer les causes principales.
5. Une fois toutes les causes principales attribuées, cliquez sur Valider et générer le rapport.
6. Dans la boîte de dialogue, choisissez un modèle de rapport sous Sélectionner un modèle de rapport (par défaut « Par défaut » ou les modèles de votre organisation).
7. Sélectionnez Sans rapport pour clôturer la validation sans générer de rapport, ou Valider et envoyer le rapport pour mettre en file d’attente le rapport et finaliser la validation.
8. Après validation, la visite est retirée de la file d’attente des validations.

Important : Le bouton Valider et générer le rapport n’est disponible que pour les visites terminées, signalées pour validation et non encore validées. Il est visible uniquement par les utilisateurs ayant les rôles Propriétaire, Administrateur ou Responsable ; il est masqué pour les autres rôles. Le bouton est également désactivé si un écart n’a pas de cause principale attribuée. Toute tentative de validation pour une visite ne requérant pas de validation est refusée.

Gérer les visites ne nécessitant pas de validation

Les visites non signalées pour validation sont clôturées immédiatement après la soumission par l’ingénieur et ne passent pas par la file d’attente de validation.

1. Si l’option Validation requise est désactivée lors de la planification, la visite ne sera pas soumise au responsable après sa réalisation.
2. L’ingénieur clôture la visite sur son appareil mobile en utilisant l’action Clôturer la visite.
3. La visite est alors marquée comme terminée et synchronisée avec l’application web sans étapes de validation supplémentaires.

Remarque : Une fois une visite réalisée sans validation, l’option Validation requise ne peut plus être réactivée.

Dépannage des problèmes de finalisation de validation

Si le bouton Valider et générer le rapport est absent, grisé ou si la demande de finalisation est rejetée :

• Assurez-vous que la visite est bien terminée et signalée pour validation ; seul ce type de visite affiche ce bouton.
• Confirmez que vous disposez du rôle Responsable ou supérieur ; le bouton est masqué pour les rôles inférieurs.
• Vérifiez que toutes les causes principales sont attribuées pour chaque écart ; sinon, le bouton reste désactivé et une bannière invite à attribuer les causes.
• Vérifiez si la visite a déjà été validée ou configurée pour ne pas nécessiter de validation, auquel cas la finalisation est refusée.
• Attention aux conflits si plusieurs validateurs tentent de finaliser simultanément la même visite ; seule la première finalisation est acceptée.

Notes complémentaires sur la validation et la signature

• Les tâches escaladées (non réalisées, annulées ou sautées sans reprogrammation) génèrent une alerte de confirmation lors de la validation avant la finalisation.
• L’espace de validation affiche les résultats des travaux, les écarts et les signatures de l’ingénieur et du client, aidant le responsable à prendre sa décision pour finaliser.
• Les visites réalisées sans la contre-signature requise du client ou du représentant du bâtiment seront signalées pour un suivi supplémentaire lors de la validation.